Tag: membumikan konsep

Kenapa ada 7 Tools of Quality & 7 New Tools of Quality?

hidayatno19 Komentar

7 Tools of Quality dan 7 New Tools of Quality merupakan kumpulan alat-alat yang dipakai dalam manajemen kualitas yang biasanya digunakan bagi yang menerapkan metodologi 7 Steps of Quality Improvement (jadi 7-7-7), seperti jenis pesawat penumpang merk Boeing. Di Indonesia, dikenal istilah TULTA (Tujuh Langkah Tujuh Alat)

Sebenarnya pengelompokan ini beraneka ragam, untuk metodologi Six Sigma, pengelompokan alat dikenal 2 kelompok, basic statistical tools dan advanced statistical tools. Dalam kelompok-kelompok tersebut juga terdapat 7 tools of quality dan 7 new tools of quality, hanya terkadang diberi nama berbeda. Dalam buku Quality Toolbox yang dikeluarkan oleh ASQ, diidentifikasi lebih dari 100 tools yang bisa digunakan untuk melakukan peningkatan kualitas.

Konsep alat (tools) adalah membantu langkah-langkah penerapan metodologi, jadi ketika anda sedang melakukan urutan langkat tertentu, apa yang anda butuhkan dapat disediakan dari hasil sebuah alat atau kombinasi beberapa alat.

Bayangkan anda ingin membuat sebuah lemari kayu langsung dari pohon didekat rumah anda. Anda tentunya merencanakan terlebih dahulu langkah-langkah yang harus dilakukan. Misalnya kita sederhanakan menjadi 3 langkah utama (1) desain lemari kayu (2) mendapatkan bahan dan material setengah jadi (3) merakit lemari kayu. Langkah (1) desain lemari kayu, tentunya anda perlu tahu untuk apa lemari tersebut, sehingga anda bisa saja menggunakan check-sheet, questionnaire, focus group discussion untuk mendapatkan dasar desain lemari kayu tersebut. Anda juga akan butuh meteran, pensil, dsb untuk membuat gambarnya. Langkah (2) anda membutuhkan tali, gergaji, kapak, dsb untuk mendapatkan kayu papan dan bentuk kayu lainnya untuk membuat lemari. Langkah (3) anda butuh palu, kuas dsb untuk menyelesaikan lemari kayu tersebut.

Lanjutkan membaca “Kenapa ada 7 Tools of Quality & 7 New Tools of Quality?”

Membumikan Buku Manajemen

hidayatno3 Komentar

Sebagai penggila buku yang suka melahap buku, saya baru saja mengambil kesimpulan bahwa buku-buku tentang manajemen sebenarnya bisa dikategorikan kedalam salah satu atau beberapa kombinasi dari 4 hal: Alat (Tools), Metodologi (Methods), Konsep (Concepts), Model

Pembagian ini saya anggap mampu mendeskripsikan buku-buku manajemen yang ada serta membantu saya untuk lebih memahaminya dan menetapkan eskpektasi dari buku tersebut. Pada aspek yang lain, bagi anda yang sedang mencari solusi dari permasalahan yang anda dapati di dunia bekerja maka pastikan anda mendapatkan buku yang tepat.

1. Alat – Tools

Buku yang membahas hal ini menawarkan satu atau beberapa alat yang bisa membantu kita melakukan sesuatu hal yang spesifik dan fokus. Jika anda mencari bagaimana menilai kinerja bawahan anda misalnya, maka buku tentang alat ini memberikan solusi yang bisa langsung anda terapkan.

2. Metodologi – Methods

Buku yang membahas tentang langkah per langkah (step by step) yang sebaiknya anda lakukan ketika anda ingin memecahkan suatu permasalahan atau melakukan suatu perbaikan.

3. Konsep – Concepts, Approaches

Buku yang membahas tentang sebuah konsep atau pendekatan yang baru dan mencerahkan (enlightment) melalui sebuah argumentasi yang logis. Bisa saja pendekatannya tidak baru tetapi cara untuk berargumentasinya lebih bisa diterima misalnya karena menggunakan contoh kasus industri yang serupa atau industri lokal dibandingkan industri negara lain.

4. Model

Model lebih berupa rujukan. Buku yang membahas model menjabarkan tentang sebuah rujukan organisasi yang menurut penulisnya berhasil mencapai prestasi yang ingin dicapai pula oleh organisasi kita. Secara pribadi individu, buku seperti ini mirip dengan buku otobiografi orang-orang besar dan terkenal, kita membacanya karena ingin tahu bagaimana mereka menjalani kehidupannya dan menjadi panutan bagi kita.  Dalam konsep organisasi ini diterjemahkan sebagai gap analysis yaitu apa beda kita dengan organisasi rujukan, dan perbedaan itulah yang menjadi titik tolak perbaikan. Kita sering bingung kalau sudah dihadapkan dengan begitu banyaknya permasalahan organisasi: mulai dari mana? bagaimana caranya? apa yang harus dipersiapkan? dsb. Konsep Model membantu kita menjawab pertanyaan ini.

Kembali saya ingatkan, bahwa buku-buku bisa saja membahas kombinasi dari beberapa hal diatas. Pembagian ini hanyalah untuk memudahkan mendapatkan apa yang sebenarnya anda cari dari buku tersebut

Membumikan Konsep Transparansi di Pemerintahan

hidayatnoTinggalkan komentar

Transparansi adalah sebuah kata yang selalu menjadi dambaan publik jika kita lihat di media massa saat ini, tetapi seperti segala hal yang merupakan dambaan manusia biasanya memiliki wujud yang abstrak atau tidak jelas. Diskusi mengenai hal ini dengan kawan-kawan dimulai beberapa tahun yang lalu ketika mendesain proses perencanaan di Ibukota Jakarta. Salah satu hal yang ingin diintegrasikan dalam proses perancangan adalah bagaimana membuat sistem ini menjadi transparan sesuai dengan prinsip 10 Good Governance.  Tetapi ketika dicoba untuk dicari user requirementnya (daftar kebutuhan pengguna) sebagai basis validasi perancangan timbul kesulitan bagaimana mendefinisikannya, pertanyaan muncul: bagaimana sih wujud transparansi itu? apa ciri-ciri transparansi? apakah transparansi berarti telanjang?

Kata transparan menunjukkan bukan telanjang bulat yang diminta (dan bagi kaum lelaki terkadang transparan lebih menggoda). Selalu tetap ada batasan tentang apa yang bisa diketahui publik dan sebaiknya tidak diketahui publik. Dalam dunia swasta, perusahaan terbuka (Tbk.) yang dituntut untuk meningkatkan keuntungan bagi pemegang sahamnya, tentunya tidak akan menguraikan rencana strategi kompetitifnya. Hal ini akan membuat rencana itu diketahui pesaing sehingga akan mengurangi kapabilitas untuk meningkatkan keuntungan (yang diminta oleh pemegang saham).

Tetapi seperti kebiasaan bangsa Indonesia yang selalu suka yang abu-abu dan tidak jelas, maka perdebatan terkadang terjadi karena ada yang memandang abu-abu gelap dan ada yang memandang abu-abu terang – dan keduanya benar karena abu-abu. Seharusnya ada lembaga publik atau otoritas yang ditunjuk dan berani untuk membuat sebuah kriteria yang jelas untuk segala hal yang abu-abu ini, sehingga perdebatan tidak selalu meluas.

Setelah melalui perdebatan panjang di tim kerja, diputuskan untuk membagi konsep transparansi kepada 2 hal yaitu transparansi proses dan transparansi produk.

Transparansi proses berarti publik berhak mendapatkan akses untuk mengetahui bagaimana langkah-langkah sebuah kebijakan dibuat dan siapa yang berperan setiap langkah tersebut.

Transparansi proses memberikan gambaran kepada publik pada titik mana saat ini pembahasan tengah dilakukan. Publik dapat meminta untuk berperan dalam beberapa langkah baik secara langsung maupun melalui keterwakilan (tentunya tidak semua langkah) baik ketika proses dirancang (ketika UU dibuat, Perda atau peraturan hukum lainnya).

Apakah dengan memiliki sebuah langkah dalam membuka akses untuk memberikan masukan dari publik berarti sudah transparan? Konsep ini sangat populer, karena seperti sebuah bukti yang otentik bahwa pemerintah telah terbuka kepada kritik. Tetapi pengalaman mengamati sms center untuk seorang kandidat pemimpin daerah ternyata sebagian besar sms berisikan hal yang sama sekali tidak relevan, seperti minta sepeda motor, minta nama untuk anak yang akan lahir dsb. Konsep ini jarang memberikan kritik yang memang bisa untuk diimplementasikan dalam memperbaiki konten dari produk.

Transparani proses juga memberikan ketegasan dan kejelasan kepada publik apa yang bisa dilakukan ketika sebuah langkah sedang terjadi atau telah dilewati. Sebagai contoh, percuma anda mengkritisi eksekutif tentang anggaran ketika langkahnya sudah didalam proses pembahasan legislatif, kewenangan perubahan telah berpindah.

Transparansi produk berarti hasil dari proses harus langsung menjadi sebuah dokumen publik dan memastikan bahwa aksesibilitas dari publik terhadap produk tidak terhambat. Sering terdengar bahwa dokumen anggaran menjadi “langka” sehingga untuk mendapatkan akses harus dengan memberikan semacam apresiasi. Suatu hal yang tidak masuk diakal ketika prosesnya dibiayai oleh pajak publik dimana produknya adalah untuk mengatur pengeluaran yang dibiayai lagi oleh publik. Singkatnya subyek dan obyeknya adalah menggunakan daya publik, tetapi publik tidak memiliki akses mudah untuk membacanya, bahkan diperjualbelikan.

Kita belum memiliki undang-undang keterbukaan informasi sehingga pemerintah memang tidak diwajibkan untuk membuka dokumen yang prosesnya dibiayai oleh publik. Memang tidak semua dokumen harus dibuka, terutama yang dikategorikan rahasia negara tetap harus dirahasiakan. Tetapi yang penting, refleksi dari membaca UU sejenis di AS, ada sebuah proses dimana pengadilan negara dapat memutuskan apakah dokumen tersebut bisa dibuka atau tidak, seluruhnya atau sebagian.

Proses yang sederhana adalah semua dokumen publik harus diletakkan di semua perpustakaan negara, daerah, universitas, website negara dan sebagainya. Bahkan jika perlu semua kantor negara dan daerah wajib memiliki perpustakaan kecil untuk menyimpan dokumen publik ini.

Operational Excellence (Operasional Unggul)

hidayatno2 Komentar

Saat ini sedang beredar sebuah kosa kata baru yang dikenal sebagai operations/operational excellence. Kosa kata ini memang dipopulerkan terutama oleh perusahaan konsultasi. Tetapi apa dan bagaimana sebenarnya operation excellence? Perlu diketahui memang IIE (Institute of Industrial Engineering) sendiri memiliki satu konferensi tahunan yang sejak beberapa tahun terakhir diberi nama dengan operation excellence, sebagai pengembangan dari lean conference. (please visit www.iienet.org)

Kata efisiensi dan efektivitas merupakan 2 kata yang selalu menjadi idaman seluruh manajer operasi didunia. Sebuah operasional yang dikatakan efisien dan efektif akan tidak memiliki sumber daya yang terbuang atau tidak terpakai didalam setiap operasinya. Untuk itulah operation excellence dianggap merupakan pengembangan dari konsep lean management (manajemen ramping-sehat), karena tidak adanya waste (sisa) yang tidak berguna.

Bedanya apa dengan lean? Dari skala dan kekuatan sinkronisasi antar element. Lean berfokus kepada kegiatan (proyek) yang mencoba untuk mendapat titik efisiensi tertinggi (skala mikro) sedangkan operation excellence berbicara kepada skala makro yaitu tidak hanya berfokus kepada proyek-proyek tetapi menghubungan secara rantai kontribusi satu proyek terhadap keseluruhan mata nilai yang memberikan nilai (whole value added process).

Apakah berarti jika seluruh proyek lean di perusahaan dikumpulkan maka kita bisa menyebutnya sebagai operation excellence? seharusnya tidak, karena konsep operational excellence memiliki unsur “breakdown” yaitu dari suatu target dibagi-bagi menjadi proyek-proyek efisiensi yang saling berkaitan dan “top-down” bahwa proyek-proyek yang diusulkan memiliki korelasi terhadap target operational excellence.

Apakah operation excellence harus menggunakan lean approach? Ya dan tidak. Anda harus memahami dahulu konsep value adding chain yang notabene sangat ditekankan di Lean Management, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwa tentunya sangat naif bagi kita untuk berfikir bahwa untuk memperbaiki atau meningkatkan sesuatu hanya ada satu pendekatan saja. Six Sigma, 7 Steps of QI, Human Factors Improvement yang merupakan ilmu yang diajarkan di Teknik Industri tentunya juga bisa berkontribusi terhadap operation excellence.

Apa hubungan operation excellence dengan world-class operations? Saya tidak tahu, tetapi menurut saya keduanya sebenarnya adalah barang yang sama hanya operation excellence bicara proses, sedangkan world-class operations bicara tentang tujuan/target. Tahun 90-an kita dibombardir dengan istilah world class service, world class operations, world class manufacturing, tetapi ketika dijabarkan ternyata memiliki banyak sekali versi tergantung dari penulisnya. Secara umum, semua versi bicara tentang ciri-ciri sebuah world class company untuk menginspirasi organisasi “biasa” untuk mencapainya.

Membumikan Analisa

hidayatno2 Komentar

Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu?Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb)

  • An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya)
  • A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This involves the identification of purposes and facts, the statement of defensible assumptions, and the formulation of conclusions.
    (Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)
  • Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya)

Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian (a) diamati per bagian lalu (b) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan. Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go sebuah pertanyaan, kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Berarti ada 3 langkah alir kerja dalam menganalisa (1) membagi menjadi komponen (2) mengamati dan mencari hubungan (3) mengambil kesimpulan

(1) Membagi Komponen dan (2) mengamati dan mencari hubungan

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa.
Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa
Where dan When memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita
Why memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan
Who memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya
How menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa.

Pembagian Lainnya adalah dengan mengacu salah satu dari definisi google diatas, yaitu ada definisi analisa yang memiliki kata sistem-atis maka jika mengacu pada teori sistem, beberapa faktor/dimensi yang bisa anda pilih tentunya mengacu kepada ciri-ciri sebuah sistem yaitu

  • Tujuan. Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu per satu bertahap)
  • Batasan. Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem? Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh penterjemahkan, ada delay kah dsb)
  • Malfunction. Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Dsb
  • Interaksi. Bagaimana interaksi komponen-komponen yang kita pecah, apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang menjaga/menginduksi interaksi, apakah ada faktor yang menghalangi terjadinya interaksi? dsb

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu 3C – co-incidence, concurrent, correlated/causal:
1. Co-incidence : bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem
2. Concurrent : ketika komponen yang dibandingkan sebenarnya tidak memiliki keterkaitan, tetapi karena berjalan paralel seolah-olah memiliki keterkaitan
3. Correlated : ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi atau hubungan sebab akibat antara keduanya (Ini yang dicari dalam analisa)

Dalam konteks definisi ini, analisa pada prinsipnya adalah meng-highlight perbedaan dan/atau persamaan antara 2 aspek yang bisa anda pilih, misalnya
• apa yang anda duga dengan apa yang anda dapatkan,
• antara kebiasaan dengan apa yang seharusnya terjadi,
• antara standard dan kenyataan lapangan,
• antara harapan uang diutarakan dan kondisi yang ada.

Anda bisa mengkombinasikan satu item dalam tabel ini dengan item lain dalam tabel ini

Kondisi saat yang ada

Apa yang diungkapkan

Standard Internasional/Nasional

Kebiasaan yang ada

Seharusnya yang ada (tanpa standard)

Kondisi yang diinginkan/harapan

Kriteria Baik/Buruk

Fakta/Data

Model-model Manajemen

Keputusan

Asumsi

Peta Proses Bisnis

Catatan: Yang perlu diingatkan adalah beda dan sama disini tidak memiliki konotasi negatif dan positif. Beda (perbedaan) tidak berarti negatif dan sama (kesamaan) tidak berarti positif, karena tergantung dari perbandingan yang dilakukan. Kalau kesamaan dengan sesuatu kriteria yang buruk maka negatif.

(3) mengambil kesimpulan

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika kita diminta menganalisa.

Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya.

Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.