Tag: Lean Management

Larangan Belok Kiri Langsung di Wilayah Polda Metro Jaya dalam kacamata Teknik Industri

hidayatno1 Komentar

Beberapa waktu yang lalu saya mendengarkan percakapan di radio yang sedang membahas tentang ditegaskannya kembali bahwa belok kiri harus mengikuti rambu. Jadi kita baru boleh belok kiri langsung kalau ada rambu khusus boleh kiri atau traffic lights khusus kelap-kelip kiri maka baru boleh langsung. Jika tidak, maka tidak serta merta langsung. Dendanya nggak tanggung-tanggung sudah “disepakati” yaitu 250rb rupiah.

Tetapi terlepas dari perdebatan soal sosialisasi atau denda yang sudah “dipatok”, saya ingin membahasnya dalam kerangka ilmu teknik industri. Saya jadi teringat tentang artikel yang membahas soal penghematan BBM dari sebuah perusahaan angkutan barang di Amerika yang unik, yaitu dengan melakukan optimasi rute pengirimannya sehingga menghindari sedapat mungkin mesin idle (nyala tapi tidak bergerak) akibat menunggu traffic lights di perempatan jalan. Perusahaan angkutan barang itu UPS namanya (United Parcel Services), konsep ini bahkan dikenal sebagai “UPS always turn right”. Ingat di Amerika, orang mengemudi di sebelah kanan, jadi belok kanan adalah mirip dengan belok kiri disini, dan kebetulan hampir di seluruh negara bagian di Amerika belok kanan boleh langsung. Jadi kebalikannya di Indonesia, yang tidak boleh belok kiri langsung. Lanjutkan membaca “Larangan Belok Kiri Langsung di Wilayah Polda Metro Jaya dalam kacamata Teknik Industri”

Aplikasi Lean Thinking dalam Dunia Jasa

hidayatno8 Komentar

Saya menemukan artikel yang menarik tentang 7 Prinsip untuk Meningkatkan Aliran pada pekerjaan-pekerjaan yang berbasis pengetahuan (knowledge work), yaitu biasanya pekerjaan-pekerjaan di industri jasa. Artikel ini diadopsi dari Improving Knowledge Work: Lessons Learned, Robert Damelio, Lean Enterprise Division News Dec. 2007, American Society for Quality – ASQ.

  1. Mulailah Peningkatan aliran dari Akhirnya
  2. Ukurlah apa yang penting bagi Pelanggan Akhir kita (Value)
  3. Pastikan aliran dari ujung ke ujung bisa dilihat
  4. Identifikasikan dan Hilangkanlah yang Menghambat Aliran
  5. Identifikasikan Fragmen-fragmen Nilai dan koneksikan satu dengan yang lain dalam sebuah arah yang Jelas
  6. Organisasikan dengan tetap mempertahankan perspektif keseluruhan dari ujung ke ujung aliran
  7. Kelola aliran secara visual

Point 2 sebenarnya penterjemahan point 1, sedangkan point ke 4 sebenarnya merupakan dilakukan setelah mendapatkan point ke 3, dan point ke 5, 6, 7 merupakan penjabaran dari point ke 4.

1. Mulailah Peningkatan aliran dari Akhirnya. Siapa pelanggan akhir kita, bagaimana tata nilai (value structure) yang dibutuhkan oleh pelanggan akhir kita. Dalam perspektif pelanggan, semua yang pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan, nggak ada gunanya dilakukan.

2. Ukurlah apa yang penting bagi Pelanggan Akhir kita (Value). Prinsip ini mendorong anda untuk tidak hanya menggunakan ukuran internal untuk mengukur produktivitas, tetapi mengkorelasikan secara langsung dengan ukuran eksternal. Sehingga mendorong pula anda untuk mengukur langsung kebutuhan pelanggan (dan biasanya memakan waktu atau biaya yang tidak sedikit). Tetapi hal ini penting karena setiap stasiun produksi harus dapat menjawab “Apa kontribusi bagian saya terhadap pemenuhan kebutuhan pelanggan saya?”

3. Pastikan aliran dari ujung ke ujung bisa dilihat. Bisa dilihat bukan berarti anda memasang kamera atau membangun sebuah menara tinggi atau jembatan tinggi di lantai operasi (walaupun pada kadar tertentu ini bisa membantu), tetapi menggunakan sebuah metode dan alat untuk merepresentasikan keadaan operasi secara keseluruhan (misalnya menggunakan VSM, papan indikator, display animasi komputer dsb). Ini untuk memberikan kesan dan pemahaman yang lebih dalam kepada setiap operator: betapa “pulau-pulau” produksi sebenarnya menjadi satu kesatuan yang saling berketergantungan. “Peta” ini penting dimiliki dalam bentuk yang sama bagi semua orang.

4. Identifikasikan dan Hilangkanlah yang Menghambat Aliran. Tentunya dengan telah memiliki peta yang lengkap dan secara berkala diupdate (tidak harus real time, karena real time membutuhkan biaya yang tidak sedikit, mungkin setiap jam atau beberapa jam), kita dapat mengidentifikasikan hambatan-hambatan yang ada didalam proses operasi dalam perspektik menyeluruh.

Disinilah peranan metodologi six sigma, lean six sigma atau 7 Steps of QI digunakan untuk memecahkan permasalahan aliran. Six sigma berfokus kepada pengurangan defects yang diidentifikasikan kontributor terbesar dalam biaya sedangkan lean management berfokus kepada kecepatan dari aliran produksi dengan menghilangkan semua jenis pemborosan (waste). Mengingat defects adalah bagian dari waste, sehingga timbul ide untuk menggabungkan antara kecepatan da kualitas, disusunlah lean six sigma. 7 Steps of QI tidak secara spesifik mentargetkan defects dan ruang lingkup peningkatan dikenal istilah QCDSM (Quality, Cost, Delivery, Safety and Morale).

5. Identifikasikan Fragmen-fragmen Nilai dan koneksikan satu dengan yang lain dalam sebuah arah yang jelas. Dengan mendapatkan secara jelas peta nilai, maka kita bisa melihat pulau-pulau nilai (value creation island) berupa kelompok-kelompok operasi yang menciptakan nilai. Tentunya kelompok-kelompok ini harus dikoneksikan dan diarahkan menuju pencapaian nilai yang didefinisikan oleh pelanggan. Yang penting disadari bahwa proses identifikasi dan pengembangan ini akan berjalan lama, dan bisa saja berubah ketika terjadi perubahan nilai yang dipentingkan oleh pelanggan akhir.

6. Organisasikan dengan tetap mempertahankan perspektif keseluruhan dari ujung ke ujung aliran. Konsep ini menegaskan kembali bahwa pengorganisasian kerja, sumber daya dan tanggung jawab harus mengacu kepada konsep integrasi horisontal dan sinkronisasi. Perlu diperjelas siapa yang bertanggung jawab didalam organisasi yang akan mengatur keseluruhan aliran dari ujung ke ujung. Pada saat yang sama pula perlu dibuat sebuah pendekatan terpadu untuk memudahkan sinkronisasi antar stasiun kerja baik dari sisi desain tata letak, workload balancing, urutan kerja, penjadwalan dan prioritasinya, konsep pelatihan dsb.

7. Kelola aliran secara visual. Secara ideal, kita ingin setiap stasiun kerja mampu mendapatkan informasi dan mengambil keputusan yang menjaga aliran keseluruhan. Informasi ini perlu mengemuka secara visual, baik dengan menggunakan teknologi informasi atau secara sederhana. Dalam sebuah acara televisi yang membahas kerja operasi kapal induk menceritakan bahwa untuk mengatur pesawat pada dek peluncuran ditas telah diciptakan sebuah software penjadwalan sehingga pengaturan dilakukan didepan komputer. Tetapi akhirnya para operator dek menggunakan sebuah meja papan besar dengan replika-replika pesawat dalam bentuk kecil yang bisa ditumpangi dengan berbagai macam baut (setiap jenis baut menunjukkan muatannya apakah rudal, bensin cadangan dll) untuk melakukan pengelolaan.

Lean Thinking in Lean Management

hidayatno1 Komentar

Ada satu perspective dalam memandang lean thinking yang saya lupa saya dapatkan dari mana, kalau tidak salah pertama kali saya mendengarnya dari guru saya ketika sekolah dulu. Pandanglah sebuah sistem manufaktur seperti aliran air, tentunya kita ingin aliran air tersebut menjadi lancar, tanpa hambatan. Kemudian kita juga ingin dengan mudah kita bisa mengatur volume air tersebut sehingga ketika kita membutuhkan air dalam jumlah sedikit atau banyak, tanpa mengganggu kelancaran air tersebut.

Menurut saya, memandang air mengalir ini memudahkan saya memahami konsep lean management yang dipopulerkan oleh buku Womack, The Machine that Changed the World.

Air mengalir dari atas ke bawah menunjukkan efisiensi dan efektivitas yang optimal dari sebuah hal yang natural terjadi akibat gaya gravitasi. Anda bisa mempercepatnya dengan memberikan tekanan tetapi jika terlalu tinggi tekanan yang diberikan maka pipa penyalur air bisa retak dan pecah. Manufaktur juga sama, jika anda terlalu memaksa kecepatan tanpa mempertimbangkan kemampuan, maka suatu saat akan terjadi kegagalan.

Tentunya untuk mendapatkan aliran yang lancar ada beberapa prinsip utama yang harus anda perhatikan.

Produksilah hanya yang dibutuhkan oleh konsumen akhir, tidak lebih dan tidak kurang. Dibutuhkan berarti memiliki nilai tinggi (value), nilai ini tidak ditentukan oleh siapapun lainnya kecuali konsumen. Bukan oleh pemilik perusahaan, pemerintah atau lainnya, tetapi oleh konsumen. Sederhana saja kalau dalam sebuah aliran air kita memberikan kerikil, padahal yang dibutuhkan adalah hanya air, apakah berarti kita telah berjasa kepada pelanggan karena memberi bonus kerikil?

Ada banyak dimensi berlaku disini, dimensi kuantitas (the right amount), dimensi kualitas (the right quality), dimensi tempat (the right place) dan the dimensi waktu (the right time – delivery).

Konsep sederhana tetapi membutuhkan kompleksitas tinggi karena berarti anda harus:

  • Secara terus menerus anda harus mengetahui apa yang diinginkan konsumen (yang cenderung berubah seiring dengan waktu) terhadap semua dimensi disebutkan diatas.
  • Anda harus menyiapkan diri dengan fluktuasi permintaan konsumen, terutama pada industri yang memiliki tingkat kompetisi tinggi. Disinilah konsep flexible manufacturing system dan toyota production system berfokus pada awalnya. Kemampuan untuk memindahkan kelebihan kapasitas ke berbagai produk yang memiliki pangsa pasar berbeda. Toyota terkenal mampu memproduksi beberapa jenis kendaraan merk toyota berbeda dalam satu line produksinya. Ditambah pula pasar Toyota yang sudah mengglobal sehingga penurunan permintaan pada suatu negara bisa diambil oleh oleh peningkatan pada negara lain. Analisa proses sangat berperan disini karena anda harus secara terus-menerus atau secara berkala mencari the right way, termasuk didalamnya mencari apakah proses tadi telah dihitung secara biaya dengan tepat (the right cost).

Pastikan tidak ada gangguan apapun dalam aliran produksi anda. Mirip air dalam sebuah selang: jika selangnya penuh lumut, benjol sana-sini nggak karuan maka otomatis aliran air akan terhambat.

Semakin sedikit dan semakin lurus jalur yang dilewati oleh air maka kecepatan air akan bertambah. Jangan sering berpindah-pindah. Buatlah operasi yang tinggi jumlah produksinya berurutan berdekatan. Jika tidak memungkinkan dipindah, bagaimana menggunakan alat-alat pemindah material (material handling equiptment) yang tepat.

Jadi Lean Management sering diartikan sebagai “The Continuing Effort to eliminate all waste”

Waste yang dikenal sebagai muda dalam bahasa Jepang, awalnya dikenal terdiri atas 7 muda, bayangkan punya 1 pasangan aja terkadang sudah repot ini minta 7 pasangan. Bahasa singkatnya: produce in the right amount, the right time, the right place with the right process

  1. Overproduction : Jangan memproduksi lebih dan kurang dari yang dibutuhkan baik produksi akhir maupun produk antara. Pada industri jasa, overproduction berarti waktu, jangan memakan waktu lebih atau kurang dari yg dibutuhkan konsumen. Kecuali konsumen memang memberikan nilai lebih jika memang lebih cepat, artinya konsumen telah berubah preferensinya terhadap the right time
  2. Waiting : Jangan ada waktu menunggu buat apapun, kalau anda kebelet mau ke WC apakah menunggu menjadi opsi? . Pada industri jasa menunggu waktu login komputer, menunggu telpon diangkat atau disalurkan dsb.
  3. Excess Transportation : Kurangi jarak antar proses yang berdekatan. Pada industri jasa ilustrasi terbaik adalah birokrasi yang berbelit dan harus melewati meja-meja yang tidak memberikan nilai lebih. Proses yang harus melewati lantai-lantai kantor yang berbeda padahal sering dilakukan juga merupakan kategori ini.
  4. Excess Processing : Proseslah apa yang perlu diproses yang memberikan nilai tambah kepada konsumen akhir. Di Jasa : mengetik ulang, draft dokumen yang terlalu banyak
  5. Inventory : diberi nama uang mati, karena tidak memberikan manfaat apapun karena tidak digunakan. di Jasa: dokumen menumpuk yang nggak direview atau disetujui dsb.
  6. Motion : Saya suka mengistilahkan ini sebagai Tai Chi, gerakan kerja secukupnya dan harmoni dengan alam tapi menghasilkan efek yang luar biasa, misalnya dengan memanfaatkan gravitasi untuk memindahkan barang. Pada jasa, ini mencakup aliran di ruang kerja, rak file dsb.
  7. Defects : yaa sudah pasti ini adalah pemborosan. di Jasa ini mencakup laporan yang tidak sesuai dengan standard akibat kurang disosialisasikan standardnya.

Dari ke 7 waste diatas ada lagi versi 9 waste yang merupakan penambahan 2 aspek yang berkaitan dengan pemanfaat sumber daya yaitu untapped resources (tidak digunakan semaksimal mungkin) dan mis-used resources (tidak tepat digunakan). di jasa ini termasuk underutilized people atau background pegawai yang tidak sesuai dengan tugas yang diberikan.