Kategori: six sigma

Berubah dari Pemecahan Masalah ke Pencarian Masalah

hidayatno3 Komentar

Dalam diskusi topik skripsi dengan mahasiswa saya sering langsung mendapatkan pertanyaan tentang metode setelah si mahasiswa menceritakan permasalahan yang dia ingin dia fokuskan. Fokus kepada metode ini kelihatannya terjadi karena si mahasiswa ingin segera bekerja untuk menyelesaikan skripsinya, jadi pengin tahu apa yang harus segera dilakukan dengan mendapatkan metode yang tepat.

Pertanyaan yang sama juga sering saya dapatkan di blog ini. Ketika beberapa dari pembaca menceritakan bidang tempat dia ingin menyelesaikan masalah, lalu menanyakan metode yang tepat untu menyelesaikan. Padahal saya tahu bahwa yang disampaikan bukanlah masalah, namun masih “gejala” masalah.

Gejala masalah, bukanlah masalah sesungguhnya, karena gejala sebenarnya adalah dampak dari masalahnya. Gejala Panas Tinggi di tubuh adalah dampak dari berbagai kemungkinan penyakit: tipus, flu, DBD, bahkan patah hati. Tapi untuk mencari masalahnya atau bahkan akar masalah (sumber dari segala sumber masalah) adalah langkah yang harus anda lakukan sebelum memilih metodenya.

Kelemahan untuk melihat gejala dan tidak meluangkan waktu untuk memikirkan akar masalah inilah yang membuat mengapa permasalahan bisa terulang kembali, tidak diselesaikan atau bahkan menimbulkan masalah baru.

Switching from Problem Solving to Problem Finding..

Percuma anda memiliki metode yang kuat, kemampuan pemecahan masalah yang cepat, tapi ternyata problem yang diselesaikan adalah salah. Ini mirip prinsip GIGO  Garbage In Garbage Out, semakin cepat komputer maka semakin cepat pula proses GIGO akan berlangsung. Jadi kemampuan proses tidak akan membantu jika inputnya salah.

Itu mungkin mengapa dalam ilmu kualitas dikenal konsep PDCA – Plan, Do, Check dan Action, yaitu konsep untuk melakukan perencanaan sebelum melaksanakan peningkatan. Ini untuk memberikan gap sebelum ada memilih cara untuk menyelesaikan permasalahan (di kualitas pemilihan cara merupakan fase Do, bukan Plan).

Ketika saya menjadi konsultan untuk sebuah proyek yang dibiayai oleh JICA Japan International Cooperation Agency, saya sering harus mengikuti dan mendampingi proses “fact finding” meeting. Setiap deviasi dari agreement yang telah disepakati, JICA akan mengirimkan tim untuk melakukan ini. Dan kami yang membantu, seperti merasa di audit, karena sebelum meeting mereka biasanya mengirimkan sebuah daftar pertanyaan yang berhubungan dengan deviasi yang terjadi sebagai bahan rapat. Dan jangan bayangkan rapatnya seperti rapat di negara kita yang hanya  2 jam lalu pergi lalu …. ya sudahlah. Tapi bisa berlangsung berhari-hari hingga larut malam sehingga mereka mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan tanpa adanya misinterpretasi diantara kedua pihak.

Apapun namanya: Pendefinisian Masalah, Fact Finding, Pemahaman masalah, Perencanaan pemecahan masalah atau lain-lainnya … Jangan Lupa untuk selalu memfokuskan dulu ke problem finding sebelum ke problem solving.
 

Katakan TIDAK untuk YA yang lebih besar

hidayatno5 Komentar

Salah satu kesulitan yang sering saya hadapi adalah untuk menolak ketika ada kawan atau tamu yang meminta waktu untuk bertemu atau bantuan, padahal saya sedang memiliki banyak hal yang penting yang harus saya lakukan.

Mengucapkan “tidak” menjadi sulit bagi saya pribadi karena ada semacam dorongan untuk menjadi orang baik dengan persepsi bahwa kita harus selalu membantu teman atau menerima tamu. Walaupun ini sebenarnya tidak tepat. Karena jika memang teman adalah teman dan tamu adalah tamu yang sopan, tentunya dia tidak perlu marah atau menganggap kita adalah orang yang tidak baik jika kita tolak setelah kita berikan alasannya. Kita juga bisa minta waktu lain yang lebih longgar nantinya. Dia akan mengerti dan seharusnya tidak menganggap kita orang yang tidak baik karena menolak. Karena jika itu yang terjadi maka sebaiknya anda tidak berteman dengan dia.

Ada sebuah kalimat mutiara yang saya pakai dalam situasi semacam ini yaitu kita harus bisa berkata tidak untuk mendapatkan ya yang lebih besar. YA yang lebih besar adalah hasil dari pekerjaan yang memang harus kita lakukan untuk kepentingan kita sendiri. Buat apa kita mengiyakan banyak hal tapi akhirnya untuk hal hal yang penting kita TIDAK bisa meraihnya.

Prinsip ini juga diterapkan dibidang keilmuan teknik industri yaitu lean operations atau lean management. Sebuah prinsip manajemen operasi yang berfokus untuk melakukan proses penting dan berhubungan erat kepada pembuatan nilai tambah bagi pelanggan . Segala macam hal yang tidak berhubungan erat dikatakan tidak supaya YA yang dihasilkan bagi pelanggan menjadi optimal dengan cara yang paling efisien.

Prinsip budaya 5S merupakan perwujudan dari tidak untuk hal hal kecil supaya dapat hasil YA yang lebih besar. 5S: seiri, seiton, seiso, seiketsu, and shitsuke diterjemahkan ke bhs inggris menjadi Sort, Straighten, Sweep, Standardise and Sustain, lalu sering diindonesiakan menjadi 5R: Ringkas, Rapi, Rawat, Resik dan Rajin. Budaya disiplin melakukan 5S menjadi landasan budaya dalam melakukan perbaikan terus menerus ala lean management.

Ilustrasinya adalah jika meja kerja kita menggunakan 5S maka karena semua rapi dan ada pada tempatnya maka kita bisa bekerja diatas meja dengan lebih efisien. Jika berantakan dan kita butuh gunting maka waktu akan terbuang untuk mencari gunting. Atau  yang lebih parah lagi  kita baru sadar bahwa kita tidak punya gunting. Ini membuat 5S juga bisa menunjukkan kepada organisasi untuk melakukan identifikasi inti masalah yang lebih penting karena tidak terbebani oleh masalah rutin akibat ketidakdisiplinan.

Sudahkan anda katakan Tidak untuk Ya yang lebih besar?

Apa kompetensi puncak seorang teknik industri?

hidayatno5 Komentar

Kompetensi Puncak merupakan terjemahan dari capstone competency. Capstone merupakan singkatan dari “captain stone”, yaitu ada batu kapten. Seorang kapten biasanya berada di depan atau diujung paling atas dalam sebuah rantai komando di lapangan, sehingga istilah ini artinya adalah kompetensi yang merupakan gabungan kombinasi dari berbagai kompetensi sebelumnya atau dasarnya.

Istilah ini penting dipahami bagi perekayasa industri, karena bisa menjelaskan mengapa struktur perkuliahan di TI dirancang seperti sekarang. Namun penjelasannya tidak mudah jika tidak mengerti peran dan pentingnya Captain Stone.

Captain Stone sangat penting karena tanpanya, struktur dibawah akan berantakan. Sama dengan sebuah regu tentara, tanpa pimpinan yang menyelaraskan maka regu akan tidak mencapai produktivitas maksimum bahkan bisa tercerai berai.
image

Jadi di Teknik Industri, capstone memiliki 2 makna utama.

Lanjutkan membaca “Apa kompetensi puncak seorang teknik industri?”

Manajemen Jalan-Jalan – Gemba – Management by Walking Around

hidayatno1 Komentar

Judul manajemen jalan-jalan merupakan terjemahan bebas dari konsep management by walking around (MWA) yang pertama kali saya baca dilakukan oleh duo Hewlett & Packard, para pendiri produsen komputer HP. Pada masa pertumbuhan HP, duo pendiri ini sering berjalan-jalan ke lantai produksi dan operasi untuk berdiskusi langsung dengan insinyur, desainer produk, dll. Konsep manajemen ini untuk memotong penyakit perusahaan yang besar yang biasanya memiliki alur komando pengambilan keputusan yang panjang, sehingga bisa lebih responsif terhadap keinginan pelanggan atau peluncuran produk baru.

Konsep ini juga ternyata ada dalam kualitas yang disebut dalam bahasa jepang sebagai Gemba, lihatlah masalah pada tempatnya. Secara tersurat, kita diminta turun ke lokasi permasalahan untuk memahami permasalahannya secara langsung. Namun yang lebih penting lagi, secara tersirat, lihatlah masalah dalam konteksnya. Pemahaman Kontekstual bisa mencakup dimensi ruang lokasi, waktu, fungsi atau skala.

Ada trend baru politik Indonesia dengan konsep yang mirip dengan MWA atau Gemba. Di politik saya dengar namanya adalah Retail Politics, yaitu sebuah proses mencari suara dengan datang ke kantong-kantong suara secara langsung dan “menyapa warga”. Kalau di Amerika, secara sejarah ternyata memang ada beberapa negara bagian atau provinsi yang “mewajibkan” kandidat presiden untuk melakukan ini, baik secara pribadi atau melalui sukarelawan yang mengetuk pintu untuk berkampanye. Mereka tidak peduli program kerja, artis, facebook, twitter selama belum ketemu langsung maka mereka tidak akan memilih. Memang terlalu dini dalam sejarah demokrasi Indonesia untuk mengetahui apakah hal ini juga berlaku, namun sementara ini kesimpulan umum saya, kita suka hal yang “beda”. Terkadang ndak peduli bahwa beda belum tentu lebih baik. Dulu presiden ndak suka ngomong, sekarang suka yang curhat, nanti berikutnya mungkin ndak ngomong lagi. Lanjutkan membaca “Manajemen Jalan-Jalan – Gemba – Management by Walking Around”

Tes 3 Menit

hidayatno1 Komentar

Catatan Awal: Bagi mahasiswa TIUI, Tes 3 Menit yang saya bahas disini bukan konsep ujian yang anda telah anda dengar atau anda lalui, tetapi sebuah konsep pendekatan yang perlu anda ketahui dan kembangkan dalam berkomunikasi tentang masalah dan pemecahan masalahnya.

Tes 3 Menit atau sering dikenal oleh para konsultan sebagai “the 3 minutes elevator test” adalahsebuah konsep agregasi apa yang telah kita dikerjakan dan kita usulkan kepada klien kita seandainya kita hanya diberikan waktu 3 menit. Waktu 3 menit ini diibaratkan adalah waktu yang ada ketika kita naik elevator dari lantai atas tempat presentasi ke tempat parkir klien kita. Illustrasinya begini, jika anda adalah konsultan yang mendapatkan suatu tugas dari klien, setelah sekian bulan bekerja keras untuk mengumpulkan data, interview, mengolah data, mengurusi politik kantor, melalui pembantaian awal pada presentasi awal didepan rekan tim kerja perusahaan, sehingga pada akhirnya anda diberikan kesempatan untuk mempresentasikannya didepan the big boss. Anda sudah bergadang dari kemarin, menyiapkan presentasi lengkap dengan video animasinya, dengan suara stereo surround, dengan lagu jingle dsb, kemudian ketika sang boss masuk ruangan, dan anda sudah siap untuk menunggu diberi waktu, tiba-tiba sang boss, tanpa sempat duduk, meminta maaf kepada semua peserta bahwa presentasi harus ditunda karena dia dipanggil oleh presiden untuk dicalonkan jadi menteri. Boss menyadari bahwa keputusan harus segera diambil, untuk itu dia mengajak anda turun bersama-sama dia ke tempat parkir melalui ke lift pribadinya (elevator). “Saya tidak punya waktu banyak, tolong jelaskan secara singkat apa yang anda usulkan kepada saya, hingga kita sampai ke tempat parkir”

Apa yang anda lakukan?

Lanjutkan membaca “Tes 3 Menit”

Kenapa ada 7 Tools of Quality & 7 New Tools of Quality?

hidayatno19 Komentar

7 Tools of Quality dan 7 New Tools of Quality merupakan kumpulan alat-alat yang dipakai dalam manajemen kualitas yang biasanya digunakan bagi yang menerapkan metodologi 7 Steps of Quality Improvement (jadi 7-7-7), seperti jenis pesawat penumpang merk Boeing. Di Indonesia, dikenal istilah TULTA (Tujuh Langkah Tujuh Alat)

Sebenarnya pengelompokan ini beraneka ragam, untuk metodologi Six Sigma, pengelompokan alat dikenal 2 kelompok, basic statistical tools dan advanced statistical tools. Dalam kelompok-kelompok tersebut juga terdapat 7 tools of quality dan 7 new tools of quality, hanya terkadang diberi nama berbeda. Dalam buku Quality Toolbox yang dikeluarkan oleh ASQ, diidentifikasi lebih dari 100 tools yang bisa digunakan untuk melakukan peningkatan kualitas.

Konsep alat (tools) adalah membantu langkah-langkah penerapan metodologi, jadi ketika anda sedang melakukan urutan langkat tertentu, apa yang anda butuhkan dapat disediakan dari hasil sebuah alat atau kombinasi beberapa alat.

Bayangkan anda ingin membuat sebuah lemari kayu langsung dari pohon didekat rumah anda. Anda tentunya merencanakan terlebih dahulu langkah-langkah yang harus dilakukan. Misalnya kita sederhanakan menjadi 3 langkah utama (1) desain lemari kayu (2) mendapatkan bahan dan material setengah jadi (3) merakit lemari kayu. Langkah (1) desain lemari kayu, tentunya anda perlu tahu untuk apa lemari tersebut, sehingga anda bisa saja menggunakan check-sheet, questionnaire, focus group discussion untuk mendapatkan dasar desain lemari kayu tersebut. Anda juga akan butuh meteran, pensil, dsb untuk membuat gambarnya. Langkah (2) anda membutuhkan tali, gergaji, kapak, dsb untuk mendapatkan kayu papan dan bentuk kayu lainnya untuk membuat lemari. Langkah (3) anda butuh palu, kuas dsb untuk menyelesaikan lemari kayu tersebut.

Lanjutkan membaca “Kenapa ada 7 Tools of Quality & 7 New Tools of Quality?”

Tips Problem Statement (Bg. 2)

hidayatnoTinggalkan komentar

Susunlah Problem Statement dalam bentuk pertanyaan

Pertanyaan ibarat sebuah "lubang" di dalam rumah anda, lubang itu "menarik" anda untuk untuk mengisinya, karena memandang lubang itu pasti membuat anda kesal karena memprediksi nanti ada yang kesandung. Jika seseorang bertanya kepada anda, maka anda akan berpikir untuk menjawab pertanyaannya. Artinya, pertanyaan membuat kita berpikir

Sebuah problem statement yang berbentuk pertanyaan akan memfokuskan solusi yang ingin anda dapatkan.

Apakah anda ingin mendapatkan cara? Gunakanlah kata tanya How – Bagaimana caranya?, apa langkah yang harus dilakukan?

Apakah anda baru ingin mendapatkan pemahaman lebih dalam? Gunakanlah kata tanya Who, When dan Where – Dimanakah? Siapa saja yang berperan? Kapan?

Apakah anda ingin mencari penyebabnya? Jika ya, gunakanlah kata why – Mengapa? Kenapa? Apa penyebabnya? Apa akibatnya? Dalam ilmu kualitas dalam mencari akar permasalahannya anda disarankan menanyakan "Mengapa" sebanyak 5 tingkat untuk setiap mengapa pada tingkat pertama.

 

Cobalah cari definisi dari setiap kata kunci yang akan anda gunakan dalam problem statement

Apa arti kata "analisa", apa arti kata "sasaran", apa arti beda "target" dan "tujuan" dst. Di google biasanya kita bisa menggunakan perintah "define:" walaupun hanya untuk bahasa inggris

Dengan mencari definisi dari sebuah kata atau menghighlight perbedaan definisi terkadang memberikan ide menyusun problem statement.

Selain itu juga akan menghindari terjadinya perbedaan interpretasi dari problem statement yang anda tuliskan. Kata "target" dan "tujuan" sering diartikan sama, padahal secara definisi berbeda. Try find "define: target" dan "define: aim"

Tips Tambahan Lain

  • Problem Statement bukanlah statement yang menyatakan ketiadaan sesuatu merupakan sebuah problem. Seolah-olah kesannya ketiadaan solusi anda merupakan masalah, dan solusi anda menjawab permasalahan tersebut. Misalnya ketidakadaan skedul pembelian yang baik merupakan sumber permasalahan, jadi butuh skedul. Problem Statement seperti ini terkesan anda dari awal sudah memiliki praduga bersalah dan tidak mulai dari kertas kosong bersih.