Tag: definisi

Memori Institusi

hidayatnoTinggalkan komentar

Ketika kita berbicara tentang memori, biasanya yang pertama terlintas di benak adalah memori manusia—kemampuan kita untuk menyimpan, mengingat, dan menggunakan kembali informasi dari pengalaman masa lalu. Namun, konsep serupa juga berlaku dalam organisasi dan pemerintahan dalam bentuk memori institusi (institutional memory).


Apa Itu Memori Institusi?

Memori institusi adalah kumpulan pengetahuan, pengalaman, kebijakan, prosedur, dan praktik yang telah dikembangkan oleh suatu organisasi atau institusi dalam jangka waktu tertentu. Ini mencakup bagaimana keputusan diambil, bagaimana masalah dipecahkan, serta bagaimana budaya dan nilai-nilai berkembang dalam suatu organisasi.

Memori institusi dapat berupa:

  • Dokumentasi tertulis, seperti arsip kebijakan, laporan, dan peraturan.
  • Sistem dan prosedur, seperti SOP (Standard Operating Procedures) dan mekanisme koordinasi.
  • Pengalaman individu, yang diwariskan secara informal melalui mentoring atau pembelajaran di tempat kerja.
  • Norma dan budaya organisasi, yang membentuk kebiasaan dan bagaimana institusi beroperasi dan berinteraksi dengan pihak lain.

Apakah Memori Institusi Mirip dengan Memori Manusia?

Dalam banyak hal, ya. Seperti halnya manusia yang mengandalkan memori untuk bertindak berdasarkan pengalaman masa lalu, institusi juga bergantung pada memori institusi untuk mempertahankan keberlanjutan dan efektivitasnya.

Lanjutkan membaca “Memori Institusi”

Sistem harus memiliki Umpan Balik

hidayatnoTinggalkan komentar

Di berbagai workshop dan seminar yang saya ikuti, saya sering mendengar bahwa sebuah institusi mengklaim telah menciptakan sebuah sistem ini, sistem itu, yang lebih baik dari sebelumnya. Ada juga yang mengklam bahwa sebelumnya tidak ada sistemnya, sehingga sekarang dengan adanya sistem yang baru dirancang maka akan lebih tertata dst.

Namun yang menarik buat saya dari konsep, rancangan, atau akhirnya di implementasi, sistem tersebut tidak memuat adanya sub-sistem umpan balik. Umpan balik adalah sub-sistem yang seringkali lupa merupakan bagian penting dan memang seharusnya ada dalam sistem. Definisi sistem klasik adalah input proses output umpan-balik. Sehingga ketika sebuah klaim sistem dilakukan, namun ternyata tidak memiliki sub-sistem umpan balik, maka seharusnya tidak bisa diklaim sebagai sistem

Lanjutkan membaca “Sistem harus memiliki Umpan Balik”

Kecelakaan Kerja: Kesalahan Manusia atau Kesalahan Sistem

hidayatnoTinggalkan komentar

Ketika musibah terjadi, maka adalah sebuah respons umum bahwa kita akan mencari kesalahan yang menyebabkan musibah itu terjadi. Kita merasa marah dan ingin rasa marah kita diobati dengan menghukum siapa yang salah. Perhatikan kalimat sebelumnya, “siapa” yang salah. Artinya kita akan masuk kedalam mode mencari kesalahan manusia.

Berbagai teori dan komentator bergerak untuk memberikan analisa tentang kesalahannya. Masing-masing akan bergerak sesuai dengan bidang ilmunya dan agenda yang ingin disampaikan. Tidak usah saya sebutkan kembali, namun kita bisa melihat komentar secara politik, keteknikan/rekayasa, profesi insinyur, keagamaan (hukuman dari Atas katanya), dan lain sebagainya. Beberapa komentar diberikan dengan baik, sehingga kita mungkin menjadi bingung kok masalahnya jadi banyak dan semuanya bener sebagai masalah, lalu sudah diketahui atau diprediksi sebelumnya, tapi kok tidak ada solusi sebelumnya yang diterapkan. Lha terus siapa yang harus dihukum? pimpinan politik, pimpinan negara, tokoh agama, organisasi profesi?

Mari kita tinggalkan dulu emosi untuk mendapatkan siapa, dan memberikan jarak kepada kecelakaan yang terjadi, lalu melihat kembali apakah kesalahan yang terjadi murni karena manusia yang salah, atau sistem yang membiarkan manusia tersebut melakukan kesalahan. Di Teknik Industri dan Sistem, kita tahu bahwa manusia, secara inheren, memiliki potensi melakukan kesalahan. Sehingga kita sebagai perekayasa Industri dan sistem, wajib untuk menciptakan sistem yang mengurangi kemungkinan kesalahan yang terjadi. Jika sistem sudah dirancang tetap membuat manusia melakukan kesalahan, maka evaluasi wajib dilakukan di tingkat sistem terlebih dahulu, sebelum akhirnya melihat apakah memang manusianya yang tidak menepati sistem yang dirancang.

Kesalahan manusia mudah solusinya, ganti saja manusianya. Namun kesalahan sistem, maka jauh lebih sulit, karena anda mengganti orang pun, maka kesalahan akan tetap terjadi dan berulang terjadi.

Kombinasi Pola Berpikir dalam Berpikir Sistem

hidayatno2 Komentar

Jika membahas tentang berpikir sistem, sering orang menduga bahwa berpikir sistem itu adalah sebuah pola berpikir baru yang revolusioner yang berbeda dibandingkan dengan pola yang sudah ada. Ternyata pada kenyataannya pola berpikir sistem adalah pola kombinasi dari berbagai pola yang sudah ada. Lalu apa yang baru dong? Kombinasi yang pas terhadap berbagai pola berpikir lainnya lah yang membuat pola berpikir sistem itu berbeda.

Seperti nasi goreng, sebuah makanan khas Indonesia yang sedang dipromosikan di dunia. Kombinasi yang pas akan menentukan rasa enak yang kita dapatkan di warung favorit nasi goreng kita. Itupun masih ada variasi-variasi hebat lainnya, seperti nasi goreng teri, trasi, seafood dan jangan lupa .. spesial pake telor.

Jadi pola berpikir apa saja yang minimal ada dalam berpikir sistem? Menurut Barry Richmond, sebenarnya ada 7 Essential Thinking Skills untuk dikombinasikan menjadi berpikir sistem: dynamic thinking, systems-as-cause thinking, forest thinking, operational thinking, closed-loop thinking, quantitative thinking dan scientific thinking.

Lanjutkan membaca “Kombinasi Pola Berpikir dalam Berpikir Sistem”

Kemiripan Teknik Industri dan Arsitektur

hidayatno9 Komentar

Dalam blog ini, saya baru saja menjawab sebuah pertanyaan yang meminta konfirmasi tentang pandangan umum bahwa Teknik Industri itu belajar banyak hal, sehingga tidak dalam dibandingkan dengan keilmuan teknik lainnya. Akibatnya terdapat tuduhan bahwa TI bukan ahli atau kalah ahli…

Jawaban atas pertanyaan itu menimbulkan ide untuk menganalogikan keahlian perekayasa industri dengan keahlian arsitek dari keilmuan arsitektur. Bidang ilmu arsitektur di Universitas Indonesia terletak di fakultas teknik, namun mereka “melepaskan” kata teknik, sehingga bukan teknik arsitektur tapi hanya arsitektur. Mungkin karena tidak tahan dituduh bukan ilmu teknik, kurang ahli, dll. Mirip seperti yang terjadi dengan teknik industri saat ini (ditambah tuduhan: matematika fisikanya kurang, teknik kok belajar manajemen).

Anggapan orang tentang luasan keilmuan teknik industri adalah wajar, karena persepsi umum dalam belajar ilmu teknik adalah spesialisasi. Sehingga jika ada yang seperti TI yang spesialisasinya adalah generalis sistematis, dianggap aneh dan tidak ahli. Padahal inti utama keilmuan teknik industri adalah kemampuan mengkombinasikan elemen sehingga timbul solusi yang efisien dan efektif.

Dalam apa yang saya baca, jika melihat disiplin ilmu arsitektur, banyak arsitek kawakan yang mampu menghasilkan karya besar dengan melakukan kombinasi terhadap berbagai elemen alam. Apakah dia tidak ahli, karena dia hanya memiliki sedikit ilmu tanah, ilmu bangunan, ilmu lingkungan dan ilmu air? 
Artinya dia tetap ahli, cuman bukan pada bidang ilmu tertentu tetapi mengkombinasikan ilmu-ilmu lainnya. Dia perlu tahu ilmu-ilmu tersebut pada tingkat kedalaman yang berbeda-beda supaya memiliki bekal cukup untuk membuat berbagai kombinasi solusi atau desain. Dia membutuhkan ahli bidang lainnya untuk berdiskusi tentang pendobrakan limitasi akibat perkembangan teknologi. Millennium Dome di kota London, Inggris mendobrak dengan sebuah bangunan luas dengan hanya bahan “plastik”.

Seorang perekayasa industri juga harus mampu melakukan hal yang sama. Setiap elemen dalam menyusun sebuah sistem terintegrasi harus disusun sedemikian rupa tanpa melanggar hukum ilmu alam, hukum manusia, aturan keuangan, sifat material dll. Dia bileh bahkan wajib berkonsultasi secara tim dengan bidang ilmu lainnya untuk mendapatkan keunggulan lebih dalam desain solusinya.

Tentu bukan berarti semua hal akan dipelajari, hanya elemen-elemen penting saja, dan ini cukup memadai. Permainan catur menjadi asyik bukan karena banyaknya komponen, tetapi karena berbagai kemungkinan pergerakan dari setiap elemennya. dimana setiap elemen memiliki aturannya yang harus dipelajari dan ditaati terlebih dahulu. Prajurit hanya bisa maju mundur lurus kecuali mengambil alih area yang diduduki musuh. Kuda hanya bisa bergerak dalam pola L, dan aturan lainnya. Bahkan dengan ada aturan seperti itu yang sebenarnya membatasi kemungkinan permainan, tetap menghasilkan kompleksitas permainan yang luar biasa.

Jadi TI tetap ahli, namun ahli yang berbeda.

Korupsi: Nila Setitik Rusak Susu Sebelanga

hidayatnoTinggalkan komentar

Membaca artikel di majalah bisnis tentang masuknya Indonesia kedalam negara-negara yang patut pertumbuhannya diperhitungkan dalam investasi dunia yang dikenal sebagai BRIC (Brazil Rusia India Cina). Artikel ini bahkan menulis tentang pengamat yang mengusulkan untuk mengeluarkan Rusia sehingga menjadi BICI, karena Rusia saat ini mendapatkan citra buruk akibat korupsi dan mafia yang merajalela. Ulasannya menarik karena menyangkut tentang cerita masukknya raksasa furniture dunia yaitu IKEA.

Ketika IKEA akan membuka toko besarnya di Rusia, mereka menyewa genset listrik sendiri, karena untuk mendapatkan suplai dari perusahaan listrik mereka harus mengeluarkan uang. Yang juga lucu adalah eksekutif IKEA sendiri mengharapkan imbal jasa atas usahanya untuk menyewa genset tersebut. Lanjutkan membaca “Korupsi: Nila Setitik Rusak Susu Sebelanga”

Mengapa kesimpulan di “tarik” ?

hidayatnoTinggalkan komentar

Dalam seminar untuk mahasiswa yang sedang mengambil skripsi beberapa hari yang lalu, saya menemukan sebuah langkah dalam metodologi yang ditulis “Menarik Kesimpulan”. Tulisan ini menarik perhatian saya, karena biasanya mahasiswa menulisnya dengan hanya “Kesimpulan”. Saya baru menyadari bahwa memang kata predikat yang tepat untuk kesimpulan memang menarik, bukan mengambil, mendapatkan atau menghasilkan, karena kesimpulan diambil dari kata benda “simpul”.

Simpul dalam kamus besar bahasa indonesia adalah ikatan pada tali atau benang. Untuk menguraikan benang atau tali kusut yang terdiri lebih dari 2 benang maka biasanya kita harus mencari simpulnya, artinya kita harus memulai dari suatu benang kemudian menarik benang hingga mendapatkan simpulnya. Bukan langsung “mengambil” simpulnya, kecuali dari awal memang sudah anda tahu simpulnya disitu.

Untuk benang-benang yang saling bersimpulan (seperti jaring laba-laba), maka menarik simpul berarti mencari dimana simpulnya berada, karena simpul merupakan titik terkuat dari benang tersebut. Yang saya maksud terkuat adalah, kekuatan dari seluruh “konstruksi” benang akan tergantung dari kekuatan simpulnya, bukan kepada kekuatan masing-masing benang. Benangnya bisa dari baja yang mampu menahan 10 satuan gaya misalnya, tetapi jika simpulnya hanya mampu menahan 5, maka keseluruhan konstruksi adalah 5.

Untuk benang yang kompleks, simpul juga tidak hanya satu, bisa beberapa. Biasanya ada simpul yang paling dominan, ada yang tidak.

Dalam konteks analisa, maka kesimpulan bukan hanya menunjukkan hasil yang didapat dari pengolahan data, tetapi lebih luas. Kesimpulan bisa berupa:

  • Pemahaman baru terhadap prosesnya (ternyata ketika kita “mencari” simpul ada hal-hal yang baru dan menarik untuk disampaikan)
  • Penjabaran akar permasalahan (kenapa menurut kita ini adalah akar masalahnya)
  • Pengalaman yang dialami ketika melakukan “penarikan” kesimpulan

sehingga menurut saya, kesimpulan tidak harus mengandung usulan solusi, tetapi apa yang kita dapatkan dari keseluruhan proses analisa yang telah kita lakukan.