model

Seiring dengan waktu, saya memandang bahwa sebuah ilmu manajemen dapat dibagi secara sederhana menjadi 4 bagian: konsep, model, metode dan alat. (silahkan baca artikel ini).

Saya menggunakan pendekatan ini dalam menterjemahkan manajemen kualitas.

Konsep

Singkatnya, konsep manajemen kualitas memiliki 3 pilar utama:

Fokus kepada pelanggan (Customer Focus)
Peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) – yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action)
Partisipasi Menyeluruh dari semua tingkatan SDM (Total Participation)

Model adalah mirip dengan Idola/Model-Acuan (Role Model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?

Dalam tatanan manajemen organisasi, kita juga mengenal organisasi-organisasi kelas dunia yang terkenal akan kesuksesannya dan dicoba dibedah dengan berbagai macam buku: Apple, Starbucks, GE, dsb. Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir: apakah mungkin kita bisa mencapainya?

Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri : Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus; Measurement, Analysis, and Knowledge; Management; Workforce Focus; Process Management; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

Metode

Metode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur amerika).

Kedua konsep ini memiliki ciri yang sama dengan kekuatan dan kelemahannya, ciri yang sama adalah penekanan kepada Plan dalam keduanya.

Siklus PDCA	7 Langkah	Six Sigma
Plan	Topic Selection	Define
	Understanding the Problem	Measure
	Plan Development	Analyse
Do	Root Cause Analysis	Improve
	Implement Improvement
Check	Confirm with Target	Control
Action	Standardized Results

Alat

Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality.

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dihasilkan oleh alat tertentu. Alat terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai

Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. Ada pepatah yang mengatakan: “if you only have a hammer, everything looks like a nail“.

Sebagai penggila buku yang suka melahap buku, saya baru saja mengambil kesimpulan bahwa buku-buku tentang manajemen sebenarnya bisa dikategorikan kedalam salah satu atau beberapa kombinasi dari 4 hal: Alat (Tools), Metodologi (Methods), Konsep (Concepts), Model

Pembagian ini saya anggap mampu mendeskripsikan buku-buku manajemen yang ada serta membantu saya untuk lebih memahaminya dan menetapkan eskpektasi dari buku tersebut. Pada aspek yang lain, bagi anda yang sedang mencari solusi dari permasalahan yang anda dapati di dunia bekerja maka pastikan anda mendapatkan buku yang tepat.

1. Alat – Tools

Buku yang membahas hal ini menawarkan satu atau beberapa alat yang bisa membantu kita melakukan sesuatu hal yang spesifik dan fokus. Jika anda mencari bagaimana menilai kinerja bawahan anda misalnya, maka buku tentang alat ini memberikan solusi yang bisa langsung anda terapkan.

2. Metodologi – Methods

Buku yang membahas tentang langkah per langkah (step by step) yang sebaiknya anda lakukan ketika anda ingin memecahkan suatu permasalahan atau melakukan suatu perbaikan.

3. Konsep – Concepts, Approaches

Buku yang membahas tentang sebuah konsep atau pendekatan yang baru dan mencerahkan (enlightment) melalui sebuah argumentasi yang logis. Bisa saja pendekatannya tidak baru tetapi cara untuk berargumentasinya lebih bisa diterima misalnya karena menggunakan contoh kasus industri yang serupa atau industri lokal dibandingkan industri negara lain.

4. Model

Model lebih berupa rujukan. Buku yang membahas model menjabarkan tentang sebuah rujukan organisasi yang menurut penulisnya berhasil mencapai prestasi yang ingin dicapai pula oleh organisasi kita. Secara pribadi individu, buku seperti ini mirip dengan buku otobiografi orang-orang besar dan terkenal, kita membacanya karena ingin tahu bagaimana mereka menjalani kehidupannya dan menjadi panutan bagi kita. Dalam konsep organisasi ini diterjemahkan sebagai gap analysis yaitu apa beda kita dengan organisasi rujukan, dan perbedaan itulah yang menjadi titik tolak perbaikan. Kita sering bingung kalau sudah dihadapkan dengan begitu banyaknya permasalahan organisasi: mulai dari mana? bagaimana caranya? apa yang harus dipersiapkan? dsb. Konsep Model membantu kita menjawab pertanyaan ini.

Kembali saya ingatkan, bahwa buku-buku bisa saja membahas kombinasi dari beberapa hal diatas. Pembagian ini hanyalah untuk memudahkan mendapatkan apa yang sebenarnya anda cari dari buku tersebut

Tag: model

Konsep, Model, Metode dan Alat dalam Manajemen Kualitas