Tag: Berpikir Sistem – Systems Thinking

Perspektif Korupsi di Teknik Industri sebagai Waste dalam Lean Thinking

hidayatno1 Komentar

Ketika saya sedang membangun model sistem dinamis pembangunan berkelanjutan untuk Indonesia, ada satu konstanta yang secara elegan diberi nama “budget effectiveness”, yang dihubungkan dengan variabel government spending (belanja pemerintah). Penterjemahan lapangan dari konstanta ini adalah “korupsi”. Tentunya dalam disertasi saya setelah dipertimbangkan dengan seksama akhirnya diputuskan untuk menghilangkan seluruh aspek politik sehingga nilai konstanta yang saya berikan adalah 100%, namun dalam prosesnya saya bertanya-tanya berapa nilai seharusnya yaa apakah 80% (20% korupsi), 75%, 70%, dan 60%. (Jadi ingat masa-masa jadi konsultan pemerintah, yang ternyata berbeda-beda, tidak ada konsensus nasional).

Sebagai Perekayasa Industri, saya menjadi tertarik untuk apakah memungkinkan melihat korupsi dalam kacamata kita, dan sementara ini kacamata yang cocok adalah kacamata ilmu lean thinking (lean management) dengan memandang korupsi sebagai waste. Lean adalah sebuah pola pikir untuk terus-menerus meningkatkan efisiensi proses sehingga didapatkan aliran yang paling efisien untuk memberikan nilai yang diharapkan oleh pelanggan akhir. Karena berbasis pada pelanggan, maka proses yang dilakukan secara tidak langsung akan efektif. Jadi efisien dan efektif sebagai tujuan akhir perekayasa industri secara bersamaan dapat dicapai.

Nah kalau sebuah korupsi adalah waste, maka apakah dalam tools dan methods yang digunakan dalam lean ada yang bisa dipakai untuk mengatasinya?

Lanjutkan membaca “Perspektif Korupsi di Teknik Industri sebagai Waste dalam Lean Thinking”

Bertanya dan Menjawab ala Berpikir Sistem (SPQ&ISA)

hidayatnoTinggalkan komentar

Siang hari di kampus setelah makan siang:

Seorang mahasiswi datang ke rekan kerja saya yang pria, kemudian berkata “Pak, saya positif”.

??????

 

Sering saya kemukakan ketika mengajar bahwa medium komunikasi kita: suara, tulisan, gambar, adalah medium yang sangat lemah untuk mengkomunikasikan apa yang kita maksudkan, karena banyaknya keterbatasan pada medium tersebut dan betapa bergantungnya kita terhadap kesamaan konteks antara pembicara dan pendengar (dalam hal suara misalnya). Sebuah kata kasar bisa menyinggung pendengarnya ketika dalam suasana hati jelek pada suasana formal, tetapi bisa merupakan gurauan pada suasana hati gembira dalam suasana informal.

Untuk itu, sangat penting bagi pemikir sistem untuk memiliki struktur dalam bertanya atau menjawab pertanyaan ketika berkomunikasi, yang akan mengurangi kesalahpahaman ini. Struktur itu dapat disingkat sebagai SPQ&ISA – Situation, Perception, Questions dan Interpretation Structure Answer.

Bertanya dengan SPQ

Situation, uraikan situasi yang membuat anda akan bertanya secara apa adanya (tanpa adanya interpretasi atau pendapat anda terlebih dahulu). Pengantar situasi penting untuk memberikan gambaran bagi penjawab dalam konteks apa anda akan bertanya, sehingga mengurani mis-interpretasi dari pertanyaan anda.

Perception, jelaskan bagaimana menurut anda situasi tadi, disini anda memberikan perspektif anda terhadap situasi, like or dislike, agree or not agree

Questions, pertanyaan yang ingin diajukan

Menjawab dengan ISA

Lanjutkan membaca “Bertanya dan Menjawab ala Berpikir Sistem (SPQ&ISA)”

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Sadari bahwa asumsi adalah asumsi, bukan fakta

hidayatnoTinggalkan komentar

Saya sangat sering mengikuti diskusi perdebatan yang cukup “meriah” tanpa ada yang menyadari bahwa yang diperdebatkan adalah asumsi, bukan fakta. Serunya, terkadang asumsi lebih menarik untuk diambil kesimpulan daripada faktanya. Mungkin ini penyebab kenapa kok acara gosip di Indonesia sangat populer, dan meminjam istilah orang Jakarta, acara gosip “kaga’ ada matinye”.

Asumsi adalah “pengisi celah” pada data. Saya kira kita selalu dalam kondisi informasi yang tidak lengkap ketika akan mengambil keputusan. Ketidakadaan informasi lengkap ini kita tutupi dengan asumsi. Asumsi dibangun berdasarkan pengalaman dan pengetahuan kita, bukan berasal dari data. Sedangkan pengalaman atau pengetahuan dibangun terkadang tidak oleh kita sendiri, tetapi oleh orang lain yang “ditularkan” kepada kita.

Jangan letakkan asumsi sejajar dengan data fakta, tetapi harus ada bobot berbeda, dan ini harus disadari bersama jika dilakukan dalam sebuah rapat untuk mengambil keputusan.

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Cari, Perjelas, dan Sejajarkan Tujuan Sistem

hidayatno1 Komentar

Sistem memiliki tujuan. Sadari bahwa tujuan bersifat dinamis. Dinamis berarti berubah sesuai dengan perubahan lingkungannya, dinamis terjadi akibat umpan balik dari lingkungannya. Perubahan lingkungan ini mencakup berjalannya waktu, perubahan lokasi, perubahan struktur fisik maupun non-fisik dan perubahan lain yang signifikan merupakan umpan balik.

Carilah tujuan sistem saat ini. Apakah tujuan sistem merupakan evolusi dari tujuan lalu? Bagaimana tujuan sistem nantinya? Apakah tujuan sistem berubah pada lokasi yang berbeda (contoh: apakah tujuan dari kantor pusat, diterjemahkan berbeda pada kantor cabang). Apakah tujuan juga berbeda-beda antara tujuan bersama (tujuan organisasi) dengan tujuan individu?

Perjelaslah tujuan. Komunikasi verbal maupun tulisan memiliki keterbatasan dalam menyampaikan informasi. Semua kata bisa memiliki lebih dari 2 makna. Kata “rekayasa” yang pernah menjadi kata utama pengganti “engineering”, telah diberikan stigma negatif ketika digunakan oleh media massa untuk menggambarkan suatu proses yang tidak baik. Hingga sekarang dunia engineering, masih kebingungan menemukan kembali apa yaa kata yang tepat yang menunjukkan rekayasa. Jadi perjelaslah tujuan, termasuk memperjelas interpretasi dari tujuan. Gunakan 7-7-7 rules dalam komunikasi, ulangi pesan dengan 7 kali dengan 7 cara melalui 7 media berbeda.

Sejajarkan tujuan sistem. Terkadang kita lupa bahwa setelah organisasi menetapkan tujuan baru dalam sebuah rencana strategis, maka langkah terpenting adalah “menyelaraskan” tujuan, yaitu suatu proses komunikasi, sehingga terjadi pergeseran tujuan yang masih sejajar dan pelemahan terhadap tujuanyang bertentangan. Hal ini penting sehingga tidak ada interpretasi yang terlalu berbeda terhadap tujuan sehingga bisa melambatkan arah. Mirip dengan aturan keluar masuk bus, biasanya yang turun di dahulukan baru yang naik. Apa yang terjadi jika interpretasinya beda?

Apakah berbeda berarti bertentangan?

hidayatno4 Komentar

Istri saya mengemukakan kesimpulan pengamatannya yang menarik ketika makan siang hari ini, yaitu apakah karena kita berbeda pendapat maka kita berarti bertentangan? Sebuah pertanyaan yang menarik pada masa “pendewasaan” kebangsaan Indonesia, yang sedang tumbuh dengan semakin besarnya pengaruh media yang tidak lagi bisa dikatakan netral. (kalau dipikir-pikir, ada nggak yaa di negara manapun dunia ini, yang mengaku demokratis, media nasional yang benar-benar netral?)

Kasusnya sendiri bukan dipicu oleh kasus nasional yang ada saat ini, tetapi lebih “mikro”, yaitu keluhan ibu mertua saya yang bingung sama ketua organisasi sosial yang diikutinya ketika mengambil beberapa keputusan yang memiliki dampak organisasi tetapi tidak melakukan usaha untuk meminimalisasi dampak ini. Bahasa singkatnya: melarang ini itu yang berakibat organisasinya nggak bisa berbuat apa-apa, tetapi tidak ngasih jalan keluar. Ibu mertua saya ingin mendebat atau mengemukakan pendapatnya tetapi takut karena “berbeda” nanti dianggap menantang, apalagi ngerasa sendirian.

Memang dalam dunia politik dan media, kita digiring untuk menjadi lawan atau kawan dari suatu isu, padahal mereka tahu bahwa tidak ada kondisi politik yang benar-benar hitam dan putih, semua memiliki gradasi warna yang halus. Semua yang hitam mengandung putih, semua yang putih mengandung hitam.

Apa artinya? kita seperti sedang diajarkan bahwa berbeda itu berarti menentang, padahal berbeda memiliki pengertian yang jauh beda dengan menentang apalagi menantang. Berbeda adalah berbeda. titik.

Berbeda memiliki makna positif, yaitu ada yang kritis dan ingin mengetahui logika pengambilan keputusan. Berbeda memiliki dampak positif, yaitu membuka kesempatan untuk melakukan dialog dan argumentasi sehat untuk saling mengeksplorasi perbedaan pendapat.

Berikanlah kesempatan untuk berbeda, tanpa harus menganggapnya menentang.

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Fokus kepada Data/Pesan, jangan terganggu dengan Nada/Cara

hidayatno1 Komentar

Dalam berpikir sistem kita menyadari bahwa sebuah data yang sama bisa dimaknai berbeda oleh setiap orang, sehingga mengakibatkan kesimpulan yang berbeda. Illustrasi yang sering saya berikan di kelas adalah pengalaman pribadi saya ketika mengantar seorang professor dari Jepang yang ingin melihat langsung pasar “tradisional” di Indonesia. Ketika saya malu mengantarkan dia berdarmawisata di pasar, dia dengan santai mengatakan kepada saya, “you are lucky, you have so many rooms of improvement here” : Anda beruntung, anda punya banyak sekali kesempatan untuk memperbaiki disini. Kebetulan profesor ini juga seorang ahli kualitas, dan mencari topik kualitas di negara dia mungkin lebih “sulit” daripada di negara kita. Jadi: Same Data, Different Conclusion.

Proses pengambilan kesimpulan ini disebut proses tangga inferensial (ladder of inference), yaitu dari data yang netral ke proses-proses pengolahan data yang sangat subyektif dan terkadang emosional. Inferensial didefinisikan adalah prose pengambilan keputusan dari data yang kita berikan. Kita akan membahas proses-proses selanjutnya dalam tulisan yang lain, tetapi saya ingin memulainya dengan proses awal yang sangat penting yaitu ketika data pertama kali hadir didepan kita untuk kita simpulkan.

Lanjutkan membaca “Ciri-ciri Berpikir Sistem: Fokus kepada Data/Pesan, jangan terganggu dengan Nada/Cara”

Bisa bukan berarti Boleh

hidayatno2 Komentar

“Menikmati” perjalanan pagi ke kampus beberapa hari yang lalu, saya dihujani oleh pemandangan yang “asyik” dari para pengemudi kendaraan bermotor yang memasuki jalur busway (atau bahasa aslinya dedicated buslane), saya jadi bertanya-tanya, kenapa yaa kok mereka melakukannya?

Sebelumnya perkenalkan prinsip saya dulu, saya punya prinsip pribadi yang mengatakan kalau orang berbuat salah, maka yang pertama kali yang harus saya cari tahu penyebabnya adalah kenapa sistemnya “membiarkan” dia salah, bukan menyalahkan pribadinya terlebih dahulu.

Nah, saya baru sadar bahwa konsep “pencegahan” yang biasa kita lakukan memang cenderung ekstrem, kita mencegah supaya orang tidak bisa melakukannya. Kita belum mencapai titik dimana orang tidak boleh melakukannya. Mirip kalau anak kecil dirumahnya mau dilarang makan permen yang tersaji di meja, buat tamu alasannya. Maka kita menyatakan tidak boleh, kalau si anak ini terdidik dengan baik, memiliki nilai pribadi yang ditanamkan dengan kuat, maka yang terjadi dia akan menuruti larangan tersebut (tidak boleh). Tapi cara lainnya ada, yang tidak bisa, yaitu bagaimana kalau anak tersebut kita ikat atau kita kurung dikamar.

Lanjutkan membaca “Bisa bukan berarti Boleh”