Tag: analisa

Tips Problem Statement (Bg. 2)

hidayatnoTinggalkan komentar

Susunlah Problem Statement dalam bentuk pertanyaan

Pertanyaan ibarat sebuah "lubang" di dalam rumah anda, lubang itu "menarik" anda untuk untuk mengisinya, karena memandang lubang itu pasti membuat anda kesal karena memprediksi nanti ada yang kesandung. Jika seseorang bertanya kepada anda, maka anda akan berpikir untuk menjawab pertanyaannya. Artinya, pertanyaan membuat kita berpikir

Sebuah problem statement yang berbentuk pertanyaan akan memfokuskan solusi yang ingin anda dapatkan.

Apakah anda ingin mendapatkan cara? Gunakanlah kata tanya How – Bagaimana caranya?, apa langkah yang harus dilakukan?

Apakah anda baru ingin mendapatkan pemahaman lebih dalam? Gunakanlah kata tanya Who, When dan Where – Dimanakah? Siapa saja yang berperan? Kapan?

Apakah anda ingin mencari penyebabnya? Jika ya, gunakanlah kata why – Mengapa? Kenapa? Apa penyebabnya? Apa akibatnya? Dalam ilmu kualitas dalam mencari akar permasalahannya anda disarankan menanyakan "Mengapa" sebanyak 5 tingkat untuk setiap mengapa pada tingkat pertama.

 

Cobalah cari definisi dari setiap kata kunci yang akan anda gunakan dalam problem statement

Apa arti kata "analisa", apa arti kata "sasaran", apa arti beda "target" dan "tujuan" dst. Di google biasanya kita bisa menggunakan perintah "define:" walaupun hanya untuk bahasa inggris

Dengan mencari definisi dari sebuah kata atau menghighlight perbedaan definisi terkadang memberikan ide menyusun problem statement.

Selain itu juga akan menghindari terjadinya perbedaan interpretasi dari problem statement yang anda tuliskan. Kata "target" dan "tujuan" sering diartikan sama, padahal secara definisi berbeda. Try find "define: target" dan "define: aim"

Tips Tambahan Lain

  • Problem Statement bukanlah statement yang menyatakan ketiadaan sesuatu merupakan sebuah problem. Seolah-olah kesannya ketiadaan solusi anda merupakan masalah, dan solusi anda menjawab permasalahan tersebut. Misalnya ketidakadaan skedul pembelian yang baik merupakan sumber permasalahan, jadi butuh skedul. Problem Statement seperti ini terkesan anda dari awal sudah memiliki praduga bersalah dan tidak mulai dari kertas kosong bersih.

Tips Problem Statement (Bg. 1)

hidayatnoTinggalkan komentar

Problem Statement adalah sebuah langkah awal dalam kita memecahkan permasalahan. Pembuatan Problem Statement membantu kita untuk bisa memformulasikan ruang lingkup, menentukan fokus permasalahan dan membuat sebuah abstraksi dari kompleksitas detail dari permasalahan.

Abstraksi adalah sebuah proses dimana kita keluar dari detail pekerjaan untuk mendapatkan sebuah pemahaman makro dari hal yang kita amati. Film silat misalnya biasanya memiliki tema sederhana: balas dendam, disajikan dalam bentuk yang kompleks melalui hiruk pikuknya aksi pertarungan yang terjadi dalam film tersebut. Sinetron Indonesia sebagian besar juga sama: balas dendam atau cinta sejati, yang juga disajikan dengan bentuk seolah-olah kompleks melalui kemalangan yang bertubi-tubi, menangis disana-sini, asmara yang menggelora-menggelori dsb.

Bukan berarti abstraksi berarti anda tidak perlu melihat detail, kedua-duanya penting. Anda hanya perlu secara berganti-ganti naik dan turun dari abstraksi dan detail, dari makro dan mikro secara dinamis. Seperti sebuah bola benang kusut, abstraksi membantu anda untuk menguraikan benang kusut karena tahu ujung awal dan ujung akhirnya, tetapi anda tetap harus secara detail mengikuti alur benang tersebut. Bahkan jika mungkin, lihat lagi secara lebih abstrak: apakah kita perlu menguraikannya atau ada alternatif lain yang lebih mudah tapi murah untuk menyelesaikan kebutuhan kita akan benang? Beli benang baru aja di warung sebelah. Sebagai seorang problem solver kemampuan abstraksi dinamis seperti ini adalah kemampuan berharga yang harus anda kembangkan.

Yang juga perlu anda perhatikan adalah bahwa sebuah problem statement yang well defined adalah sebuah proses yang sebenarnya iterative (berulang-ulang secara siklus). Buatlah draft terlebih dahulu, pahami permasalahannya, perbaiki draft, konfirmasi dengan permasalahannya, perbaiki draft dst. hingga dirasakan problem statement tersebut sudah memadai. Menurut pepatah di jepang:

A Problem that is well defined, is 99% solved

Hal ini bisa terjadi karena ketika kita mendefinisikan masalah sebenarnya kita mencoba memahami permasalahannya lebih dalam, secara tidak langsung kita juga menyusun solusinya berbarengan dengan meningkatnya kesadaran kita.

Problem Statement yang tidak ada unsur problem didalamnya

Di kampus, sering saya mengajukan pertanyaan “Belum punya Pacar, apakah ini problem?” Jawabannya yang didapat biasanya 2 kubu: Nggak masalah atau Masalah. Pastikan bahwa ada unsur problem dalam problem statement.

Sebuah problem statement yang tidak terasa/terlihat problemnya, akan tidak memotivasi orang untuk mensolusikannya (lha wong tidak ada problemnya). Tambahan lainya, ternyata yang menurut seseorang adalah problem, dianggap bukan problem bagi orang lain.

Sebagai seorang problem solver, salah satu “perangkap” pemecahan masalah adalah keterlibatan emosi, yang pada batas tertentu, bisa menjebak kita dan menghambat kita untuk mendapatkan solusi terbaik. Emosi timbul biasanya karena ketidaksetujuan kita terhadap suatu konsep. Emosi juga berasal dari refleksi pengalaman masa lalu yang tidak menyenangkan anda.

Kata “selingkuh” secara umum menimbulkan emosi negatif karena secara umum pula masyarakat tidak menyetujuinya, tetapi jika anda termasuk yang tidak setuju, maka anda menganggap selingkuh negatif. Padahal belum tentu. Perhatikan hal ini: kata selingkuh ada deskripsi suatu kegiatan, sebagai deskripsi kegiatan maka tidak ada yang negatif atau positif, artinya netral. Positif atau negatif dilihat dari efek yang ditimbulkannya.

Tentunya untuk kata-kata yang memang mendeskripsikan hal yang negatif, hal ini tidak diperlukan, misalnya kotoran, pencurian, dsb.

Tips: tuliskanlah efek yang tidak dikehendaki dalam problem statement. Misalnya untuk selingkuh: selingkuh yang bisa merusak rumah tangga, selingkuh yang membuat anak menderita dsb. Sehingga lebih jelas problem yang akan diselesaikan.

Membumikan Analisa

hidayatno2 Komentar

Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu?Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb)

  • An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya)
  • A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This involves the identification of purposes and facts, the statement of defensible assumptions, and the formulation of conclusions.
    (Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)
  • Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya)

Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian (a) diamati per bagian lalu (b) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan. Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go sebuah pertanyaan, kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Berarti ada 3 langkah alir kerja dalam menganalisa (1) membagi menjadi komponen (2) mengamati dan mencari hubungan (3) mengambil kesimpulan

(1) Membagi Komponen dan (2) mengamati dan mencari hubungan

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa.
Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa
Where dan When memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita
Why memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan
Who memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya
How menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa.

Pembagian Lainnya adalah dengan mengacu salah satu dari definisi google diatas, yaitu ada definisi analisa yang memiliki kata sistem-atis maka jika mengacu pada teori sistem, beberapa faktor/dimensi yang bisa anda pilih tentunya mengacu kepada ciri-ciri sebuah sistem yaitu

  • Tujuan. Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu per satu bertahap)
  • Batasan. Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem? Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh penterjemahkan, ada delay kah dsb)
  • Malfunction. Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Dsb
  • Interaksi. Bagaimana interaksi komponen-komponen yang kita pecah, apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang menjaga/menginduksi interaksi, apakah ada faktor yang menghalangi terjadinya interaksi? dsb

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu 3C – co-incidence, concurrent, correlated/causal:
1. Co-incidence : bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem
2. Concurrent : ketika komponen yang dibandingkan sebenarnya tidak memiliki keterkaitan, tetapi karena berjalan paralel seolah-olah memiliki keterkaitan
3. Correlated : ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi atau hubungan sebab akibat antara keduanya (Ini yang dicari dalam analisa)

Dalam konteks definisi ini, analisa pada prinsipnya adalah meng-highlight perbedaan dan/atau persamaan antara 2 aspek yang bisa anda pilih, misalnya
• apa yang anda duga dengan apa yang anda dapatkan,
• antara kebiasaan dengan apa yang seharusnya terjadi,
• antara standard dan kenyataan lapangan,
• antara harapan uang diutarakan dan kondisi yang ada.

Anda bisa mengkombinasikan satu item dalam tabel ini dengan item lain dalam tabel ini

Kondisi saat yang ada

Apa yang diungkapkan

Standard Internasional/Nasional

Kebiasaan yang ada

Seharusnya yang ada (tanpa standard)

Kondisi yang diinginkan/harapan

Kriteria Baik/Buruk

Fakta/Data

Model-model Manajemen

Keputusan

Asumsi

Peta Proses Bisnis

Catatan: Yang perlu diingatkan adalah beda dan sama disini tidak memiliki konotasi negatif dan positif. Beda (perbedaan) tidak berarti negatif dan sama (kesamaan) tidak berarti positif, karena tergantung dari perbandingan yang dilakukan. Kalau kesamaan dengan sesuatu kriteria yang buruk maka negatif.

(3) mengambil kesimpulan

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika kita diminta menganalisa.

Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya.

Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.