Kategori: Systems Engineering

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Fokus mencari Struktur dengan Helicopter Views

hidayatno1 Komentar

Sudah pernah mendengar helicopter views? Jika kita naik helikopter maka kita memiliki kemampuan untuk naik dan turun untuk mendapatkan sisi pandang yang lebih luas atau lebih detail. Jika anda sedang terjebak macet dijalan, maka anda pasti berharap kendaraan anda bisa naik ke atas untuk melihat apa yang terjadi untuk mengambil keputusan: apakah anda perlu ikuti saja karena ternyata mobil mogok yang sedang dipinggirkan di samping jalan; atau ternyata pohon tumbang sehingga anda sebaiknya mengambil jalan ke kiri berikutnya yang walaupun lebih jauh, bisa lebih cepat. Anda akan turun kembali dan mengambil keputusan

Helicopter views berarti memang tidak hanya satu tingkatan saja tetapi beberapa tingkatan sekaligus dari yang terdetail hingga yang terabstrak (mikro ke makro ke meso). Terkadang kita terjebak dalam tingkatan dunia mikro, kita mencoba mencari solusi pada tingkat mikro tetapi tidak menyelesaikan permasalahannya, kenapa yaa? Karena mungkin problemnya adalah pada struktur makronya.

Dalam sistem dinamis kondisi mikro disebut sebagai events (kejadian), kejadian-kejadian yang berulang atau memiliki keterkaitan pasti terjadi akibat adanya “struktur” yang membuat kejadian-kejadian tersebut. Kejadian-kejadian biasa tersebar pada dimensi waktu, bisa kemarin dan hari ini, bisa setahun yang lalu – 6 bulan yang lalu dan hari ini, dst. sehingga kita lupa dan terfokus pada kejadian saat ini saja, padahal “dulu” pernah terjadi atau ada yang serupa. Kejadian–kejadian juga tersebar pada dimensi ruang, sehingga kita terkadang menjadi sumber permasalahan tempat lain atau menjadi korban permasalah tempat lain. Penipisan ozon pada kutub bumi diprediksi berkontribusi pada perubahan cuaca pada khatulistiwa. Para ahli sedang memperhitungkan bahwa perubahan moonsoon cycles (siklus muson) yang kita telah rasakan di Indonesia (termasuk arah anginnya) akan mengubah peta produksi padi dunia akibat perubahan curah hujan.

Kejadian-kejadian jika kita rangkai akan bisa menampilkan sebuah imaji struktur yang ternyata telah menjebak kita sehingga kita tidak memiliki pilihan lain melakukan atau menerima kejadian tersebut. Kalau kita ingin memperbaikinya maka ubahlah struktur.

Struktur bisa berupa fisik (jalan, bangunan), bisa berupa non-fisik (kebiasaan, peraturan, norma dsb). Milikilah kemampuan untuk menggambarkan struktur, supaya anda tidak terjebak didalamnya.

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Selalu mencari konteks pada Permasalahan yang dihadapi

hidayatno3 Komentar

Context : the set of facts or circumstances that surround a situation or event, includes the political, social, historical, psychological, institutional, and aesthetic factors that shape the way we understand the performance event.

Sebuah sistem terkadang tidak terlihat perilakunya sebelum kita “ganggu”. Kita tidak akan tahu bagaimana respons marah teman kita, kalau tidak kita “ganggu” dia untuk marah. Perilaku respons teman kita, akan membantu kita untuk memahami dia. Bagaimana kalau kita “ganggu”, teman kita tidak merespons? Menurut saya, ini malah berbahaya, kita tidak tahu batasannya (jadi apakah nanti malam, ketika kita sendirian, tidak ada yang menikam kita tiba-tiba dari belakang).

Behavior is what a man does, not what he thinks, feels, or believes (anonymous)

Gangguan ini biasanya berasal dari sekitar sistem yang kita analisa, karena kondisi konteks merupakan input terhadap sebuah sistem terbuka maka sebuah sistem pasti berperilaku tertentu akibat input dari lingkungannya. Dengan memahami konteksnya kita bisa lebih bisa memahami permasalahannya, ini berarti solusi kita juga semakin tajam.

Di manajemen kualitas, kita diingatkan bahwa setiap ada problem, jangan pertama kali menyalahkan orang. Orang bisa berbuat salah karena sistem yang kita rancang membiarkan atau memberikan kesempatan bagi orang tersebut untuk salah. Perhatikan konteksnya, terkadang disitulah letak solusi terbaik dari permasalahan kita.

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Optimal Bukan Maksimal

hidayatno5 Komentar

Salah satu ciri berpikir sistem adalah kesadaran bahwa suatu sistem tidak akan pernah mungkin untuk mencapai kondisi maksimal, yang ada adalah optimal.

Sistem selalu berada dalam kondisi multi dimensi, baik dimensi ruang maupun waktu. Apa yang maksimal pada detik ini mungkin menjadi tidak maksimal pada beberapa waktu kedepan. Apa yang maksimal di laboratorium (dalam ruang), ketika di luar ruang menjadi tidak maksimal.

Sistem Terbuka (Open Systems) bergesekan dengan semestanya melalui sebuah batasan sistem, artinya batasan ini bersifat flexible, variabel yang akan mempengaruhi sistem bisa dan akan berubah, sehingga sistem hanya bisa optimal, bukan maksimal, karena ketika dimensi waktu berjalan atau ruang berpindah, maka variabel baru yang mempengaruhi interaksi bisa muncul, dan mengubah hasil.

Apa implikasinya? Dalam mendesain sebuah sistem, kita harus “expect the best. prepare for the worst”. Kata-kata hasil maksimal menunjukkan pola berpikir yang masih linear bukan sistemik. Di dunia konsultan juga dikenal kata “under promise, over deliver” yaitu jangan terlalu menjanjikan hasil yang muluk-muluk walaupun anda telah memiliki pengalaman serupa. Sistem bisa serupa tapi tidak sama.

Inovasi dan Teknologi

hidayatno4 Komentar

Ketika saya mendapatkan tugas untuk mengelola sebuah kuliah wajib baru: Manajemen Teknologi, maka saya menjadi teringat kebingungan yang terjadi ketika saya pernah mengambil kuliah yang sama di S2 saya yang berjudul managing innovation and technology. Kebingungan tersebut adalah tentang arti dari inovasi: Apakah inovasi dan penemuan sama (innovation vs invention)? Bagaimana ruang lingkup dan hubungan antara inovasi dan teknologi? Terutama karena ternyata di internet atau judul buku textbook, ada manajemen inovasi sendiri dan manajemen teknologi sendiri, dan ada yang menggabungkannya. Jadi bagaimana? Untung akhirnya saya bisa mendapatkan jawabannya dan akan saya share disini.

Tips utama yang harus anda perhatikan adalah bahwa semua kata-kata ini mirip dan perlu anda lihat dalam konteksnya. Dan penggunaan kedua kata ini di surat kabar dan media merancukan arti dari keduanya, karena media terkadang suka mengambil kata-kata ini tergantung kebutuhan “pasar” (headline mana yang laku), jadi jangan dibuat bingung oleh arti “pasa” ini.

Lanjutkan membaca “Inovasi dan Teknologi”

Makna Keadilan & Berpikir Sistemik

hidayatno1 Komentar

Pencarian keadilan memotivasi banyak orang untuk melakukan banyak hal, baik positif maupun negatif. Alasan keadilan juga banyak dikemukakan sebagai alasan suatu tuntutan atau menjadi basis argumen dalam sebuah perdebatan. Hal ini membuat saya berpikir: apa sih sebenarnya keadilan itu?

Apakah keadilan berarti sama? Jika saya sama dengan anda, maka berarti adil? Ini adalah maksud yang sering di”cantol”kan dengan kata keadilan. Sebenarnya kita memiliki kata khusus untuk ini yang disebut “kebersamaan”, seharusnya kata ini yang digunakan jika kita mengemukakan konsep keadilan yang sama

Apakah keadilan berarti perbedaan? Jika memang kita berbeda, tentunya keadilan adalah perlakukan yang berbeda sesuai dengan perbedaannya. Perlakuan lebih perlu diberikan kepada kaum minoritas, sedangkan yang sudah mayoritas yaa biarkan saja. Yang kurang dilebihkan, yang lebih yaa dikurangkan (berbeda khan perlakuannya)

Hakikat arti keadilan seperti ini sebenarnya mirip dengan yang kedua, yaitu ingin sama. kita harus diperlakukan berbeda supaya sama. Padahal perlakuan berbeda itu khan udah tidak sama, jadi pengin adil dengan cara tidak adil?

Lanjutkan membaca “Makna Keadilan & Berpikir Sistemik”

Comfort Zone

hidayatno1 Komentar

Kita semua pasti memiliki comfort zone (Zona Nyaman) masing-masing. Makna dari kata zona ini adalah bisa berupa sebuah zona geografis yang riil, bisa juga yang tidak riil .

Zona yang riil contohnya adalah rumah kita, tempat bekerja, kota atau negara kita. Kita udah terbiasa di zona ini, kita tahu jalan harus kemana untuk membeli makanan dan stok dapur. Mau beli kertas, tahu angkutan mana yang harus diambil. Jalan ke kampus atau tempat kerja juga yang itu-itu saja.

Zona yang tidak riil (virtual) adalah yang berada didalam otak kita. Jika anda lebih suka mengerjakan yang anda sudah ketahui dan tidak mau menyentuh atau mencoba yang tidak adan ketahui maka inilah contoh lain dari comfort zone yang tidak riil.

Apa yang kita pelajari (pengalaman), apa-yang-kita-tahu (pengetahuan) dan apa-yang-kita-pikir-kita-tahu (imajinasi) adalah yang membangun zona virtual kita. Dizona ini kita akan nyaman. Kita akan merasa bahwa apa yang tidak kita tahu, tidak akan menyakiti kita. dan ini akan mempengaruhi pola persepsi kita dalam memandang masalah, mana yang kita anggap penting atau tidak penting.

Lanjutkan membaca “Comfort Zone”

Tes 3 Menit

hidayatno1 Komentar

Catatan Awal: Bagi mahasiswa TIUI, Tes 3 Menit yang saya bahas disini bukan konsep ujian yang anda telah anda dengar atau anda lalui, tetapi sebuah konsep pendekatan yang perlu anda ketahui dan kembangkan dalam berkomunikasi tentang masalah dan pemecahan masalahnya.

Tes 3 Menit atau sering dikenal oleh para konsultan sebagai “the 3 minutes elevator test” adalahsebuah konsep agregasi apa yang telah kita dikerjakan dan kita usulkan kepada klien kita seandainya kita hanya diberikan waktu 3 menit. Waktu 3 menit ini diibaratkan adalah waktu yang ada ketika kita naik elevator dari lantai atas tempat presentasi ke tempat parkir klien kita. Illustrasinya begini, jika anda adalah konsultan yang mendapatkan suatu tugas dari klien, setelah sekian bulan bekerja keras untuk mengumpulkan data, interview, mengolah data, mengurusi politik kantor, melalui pembantaian awal pada presentasi awal didepan rekan tim kerja perusahaan, sehingga pada akhirnya anda diberikan kesempatan untuk mempresentasikannya didepan the big boss. Anda sudah bergadang dari kemarin, menyiapkan presentasi lengkap dengan video animasinya, dengan suara stereo surround, dengan lagu jingle dsb, kemudian ketika sang boss masuk ruangan, dan anda sudah siap untuk menunggu diberi waktu, tiba-tiba sang boss, tanpa sempat duduk, meminta maaf kepada semua peserta bahwa presentasi harus ditunda karena dia dipanggil oleh presiden untuk dicalonkan jadi menteri. Boss menyadari bahwa keputusan harus segera diambil, untuk itu dia mengajak anda turun bersama-sama dia ke tempat parkir melalui ke lift pribadinya (elevator). “Saya tidak punya waktu banyak, tolong jelaskan secara singkat apa yang anda usulkan kepada saya, hingga kita sampai ke tempat parkir”

Apa yang anda lakukan?

Lanjutkan membaca “Tes 3 Menit”