Kategori: lean six sigma

Lean Thinking in Lean Management

hidayatno1 Komentar

Ada satu perspective dalam memandang lean thinking yang saya lupa saya dapatkan dari mana, kalau tidak salah pertama kali saya mendengarnya dari guru saya ketika sekolah dulu. Pandanglah sebuah sistem manufaktur seperti aliran air, tentunya kita ingin aliran air tersebut menjadi lancar, tanpa hambatan. Kemudian kita juga ingin dengan mudah kita bisa mengatur volume air tersebut sehingga ketika kita membutuhkan air dalam jumlah sedikit atau banyak, tanpa mengganggu kelancaran air tersebut.

Menurut saya, memandang air mengalir ini memudahkan saya memahami konsep lean management yang dipopulerkan oleh buku Womack, The Machine that Changed the World.

Air mengalir dari atas ke bawah menunjukkan efisiensi dan efektivitas yang optimal dari sebuah hal yang natural terjadi akibat gaya gravitasi. Anda bisa mempercepatnya dengan memberikan tekanan tetapi jika terlalu tinggi tekanan yang diberikan maka pipa penyalur air bisa retak dan pecah. Manufaktur juga sama, jika anda terlalu memaksa kecepatan tanpa mempertimbangkan kemampuan, maka suatu saat akan terjadi kegagalan.

Tentunya untuk mendapatkan aliran yang lancar ada beberapa prinsip utama yang harus anda perhatikan.

Produksilah hanya yang dibutuhkan oleh konsumen akhir, tidak lebih dan tidak kurang. Dibutuhkan berarti memiliki nilai tinggi (value), nilai ini tidak ditentukan oleh siapapun lainnya kecuali konsumen. Bukan oleh pemilik perusahaan, pemerintah atau lainnya, tetapi oleh konsumen. Sederhana saja kalau dalam sebuah aliran air kita memberikan kerikil, padahal yang dibutuhkan adalah hanya air, apakah berarti kita telah berjasa kepada pelanggan karena memberi bonus kerikil?

Ada banyak dimensi berlaku disini, dimensi kuantitas (the right amount), dimensi kualitas (the right quality), dimensi tempat (the right place) dan the dimensi waktu (the right time – delivery).

Konsep sederhana tetapi membutuhkan kompleksitas tinggi karena berarti anda harus:

  • Secara terus menerus anda harus mengetahui apa yang diinginkan konsumen (yang cenderung berubah seiring dengan waktu) terhadap semua dimensi disebutkan diatas.
  • Anda harus menyiapkan diri dengan fluktuasi permintaan konsumen, terutama pada industri yang memiliki tingkat kompetisi tinggi. Disinilah konsep flexible manufacturing system dan toyota production system berfokus pada awalnya. Kemampuan untuk memindahkan kelebihan kapasitas ke berbagai produk yang memiliki pangsa pasar berbeda. Toyota terkenal mampu memproduksi beberapa jenis kendaraan merk toyota berbeda dalam satu line produksinya. Ditambah pula pasar Toyota yang sudah mengglobal sehingga penurunan permintaan pada suatu negara bisa diambil oleh oleh peningkatan pada negara lain. Analisa proses sangat berperan disini karena anda harus secara terus-menerus atau secara berkala mencari the right way, termasuk didalamnya mencari apakah proses tadi telah dihitung secara biaya dengan tepat (the right cost).

Pastikan tidak ada gangguan apapun dalam aliran produksi anda. Mirip air dalam sebuah selang: jika selangnya penuh lumut, benjol sana-sini nggak karuan maka otomatis aliran air akan terhambat.

Semakin sedikit dan semakin lurus jalur yang dilewati oleh air maka kecepatan air akan bertambah. Jangan sering berpindah-pindah. Buatlah operasi yang tinggi jumlah produksinya berurutan berdekatan. Jika tidak memungkinkan dipindah, bagaimana menggunakan alat-alat pemindah material (material handling equiptment) yang tepat.

Jadi Lean Management sering diartikan sebagai “The Continuing Effort to eliminate all waste”

Waste yang dikenal sebagai muda dalam bahasa Jepang, awalnya dikenal terdiri atas 7 muda, bayangkan punya 1 pasangan aja terkadang sudah repot ini minta 7 pasangan. Bahasa singkatnya: produce in the right amount, the right time, the right place with the right process

  1. Overproduction : Jangan memproduksi lebih dan kurang dari yang dibutuhkan baik produksi akhir maupun produk antara. Pada industri jasa, overproduction berarti waktu, jangan memakan waktu lebih atau kurang dari yg dibutuhkan konsumen. Kecuali konsumen memang memberikan nilai lebih jika memang lebih cepat, artinya konsumen telah berubah preferensinya terhadap the right time
  2. Waiting : Jangan ada waktu menunggu buat apapun, kalau anda kebelet mau ke WC apakah menunggu menjadi opsi? . Pada industri jasa menunggu waktu login komputer, menunggu telpon diangkat atau disalurkan dsb.
  3. Excess Transportation : Kurangi jarak antar proses yang berdekatan. Pada industri jasa ilustrasi terbaik adalah birokrasi yang berbelit dan harus melewati meja-meja yang tidak memberikan nilai lebih. Proses yang harus melewati lantai-lantai kantor yang berbeda padahal sering dilakukan juga merupakan kategori ini.
  4. Excess Processing : Proseslah apa yang perlu diproses yang memberikan nilai tambah kepada konsumen akhir. Di Jasa : mengetik ulang, draft dokumen yang terlalu banyak
  5. Inventory : diberi nama uang mati, karena tidak memberikan manfaat apapun karena tidak digunakan. di Jasa: dokumen menumpuk yang nggak direview atau disetujui dsb.
  6. Motion : Saya suka mengistilahkan ini sebagai Tai Chi, gerakan kerja secukupnya dan harmoni dengan alam tapi menghasilkan efek yang luar biasa, misalnya dengan memanfaatkan gravitasi untuk memindahkan barang. Pada jasa, ini mencakup aliran di ruang kerja, rak file dsb.
  7. Defects : yaa sudah pasti ini adalah pemborosan. di Jasa ini mencakup laporan yang tidak sesuai dengan standard akibat kurang disosialisasikan standardnya.

Dari ke 7 waste diatas ada lagi versi 9 waste yang merupakan penambahan 2 aspek yang berkaitan dengan pemanfaat sumber daya yaitu untapped resources (tidak digunakan semaksimal mungkin) dan mis-used resources (tidak tepat digunakan). di jasa ini termasuk underutilized people atau background pegawai yang tidak sesuai dengan tugas yang diberikan.

Konsep, Model, Metode dan Alat dalam Manajemen Kualitas

hidayatno18 Komentar

Seiring dengan waktu, saya memandang bahwa sebuah ilmu manajemen dapat dibagi secara sederhana menjadi 4 bagian: konsep, model, metode dan alat. (silahkan baca artikel ini).

Saya menggunakan pendekatan ini dalam menterjemahkan manajemen kualitas.

Konsep

Singkatnya, konsep manajemen kualitas memiliki 3 pilar utama:

  1. Fokus kepada pelanggan (Customer Focus)
  2. Peningkatan berkesinambungan dengan berbasis fakta (Continuous Improvement Based on Facts) – yang diambil konsep Kaizen dan siklus PDCA (Plan Do Check Action)
  3. Partisipasi Menyeluruh dari semua tingkatan SDM (Total Participation)

Model

Model adalah mirip dengan Idola/Model-Acuan (Role Model). Secara pribadi kita mungkin mengidolakan orang-orang besar atau sukses, dan kita tentunya ingin banyak belajar dari mereka. Secara tidak sadar, kita membandingkan diri dengan mereka dan membuat analisa kesenjangan (gap analysis) antara diri kita dengan diri mereka. Kenapa kok mereka bisa sukses? Ciri-cirinya apa? Apakah saya memiliki ciri-ciri tersebut? Jika tidak bagaimana caranya saya memiliki ciri-ciri itu?

Dalam tatanan manajemen organisasi, kita juga mengenal organisasi-organisasi kelas dunia yang terkenal akan kesuksesannya dan dicoba dibedah dengan berbagai macam buku: Apple, Starbucks, GE, dsb. Konsep Benchmarking (Patok Duga) juga menggunakan pendekatan model, sehingga organisasi dapat memperbaiki dirinya dengan merefleksikan dirinya dengan organisasi lain. Salah satu kekuatan konsep ini adalah dari sebuah logika sederhana: kalau ada orang lain bisa kenapa kita tidak bisa. Konsep ideal terkadang nun jauh diatas awan, sehingga kita terkadang berpikir: apakah mungkin kita bisa mencapainya?

Model membantu kita untuk melihat apa yang sebaiknya kita perbaiki. Salah satu sumber model adalah standard-standard dunia seperti ISO 9000 atau MBNQA. Standard-standard dunia ini menggunakan sebuah model organisasi yang ideal untuk menjelaskan konsepnya. Untuk MBNQA misalnya mengatakan bahwa sebuah organiasi yang berorientasi dengan kualitas harus memiliki 7 ciri-ciri : Leadership; Strategic Planning; Customer and Market Focus; Measurement, Analysis, and Knowledge; Management; Workforce Focus; Process Management; dan Results. Dengan mendapatkan pengakuan ini (terlepas pro dan kontra konsep “ideal” yang diajukan), kita merasa telah mirip atau sama dengan model kita.

Metode

Metode utama dalam kualitas sebenarnya tidak berubah sejak dikenalkan di Jepang tahun 1945 yaitu adalah siklus PDCA (Plan Do Check Action). Dalam mengoperasionalkan konsep ini, kita mengenal 2 jalur utama yaitu 7 Langkah Peningkatan Kualitas Berkesinambungan atau disingkat 7 Langkah saja dan Six Sigma (saya suka membedakannya dengan jalur jepang dan jalur amerika).

Kedua konsep ini memiliki ciri yang sama dengan kekuatan dan kelemahannya, ciri yang sama adalah penekanan kepada Plan dalam keduanya.

Siklus PDCA 7 Langkah Six Sigma
Plan Topic Selection Define
  Understanding the Problem Measure
  Plan Development Analyse
Do Root Cause Analysis Improve
  Implement Improvement  
Check Confirm with Target Control
Action Standardized Results  

Alat

Alat atau Tools adalah salah satu kekuatan dalam manajemen kualitas. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu mengolah data misalnya beberapa alat dalam 7 Tools of Quality.

Tipsnya adalah formulasikanlah kebutuhan anda dalam sebuah pertanyaan dan kira-kira jawaban apa yang anda harapkan. Jawaban ini tentunya dapat dihasilkan oleh alat tertentu. Alat terkadang memiliki metodologi mini yang harus anda kuasai

Jadi milikilah koleksi alat yang membantu anda, kuasai bagaimana menggunakannya, pahamilah manfaat, kekuatan dan kelemahannya. Ada pepatah yang mengatakan: “if you only have a hammer, everything looks like a nail“.

Tips Problem Statement (Bg. 1)

hidayatnoTinggalkan komentar

Problem Statement adalah sebuah langkah awal dalam kita memecahkan permasalahan. Pembuatan Problem Statement membantu kita untuk bisa memformulasikan ruang lingkup, menentukan fokus permasalahan dan membuat sebuah abstraksi dari kompleksitas detail dari permasalahan.

Abstraksi adalah sebuah proses dimana kita keluar dari detail pekerjaan untuk mendapatkan sebuah pemahaman makro dari hal yang kita amati. Film silat misalnya biasanya memiliki tema sederhana: balas dendam, disajikan dalam bentuk yang kompleks melalui hiruk pikuknya aksi pertarungan yang terjadi dalam film tersebut. Sinetron Indonesia sebagian besar juga sama: balas dendam atau cinta sejati, yang juga disajikan dengan bentuk seolah-olah kompleks melalui kemalangan yang bertubi-tubi, menangis disana-sini, asmara yang menggelora-menggelori dsb.

Bukan berarti abstraksi berarti anda tidak perlu melihat detail, kedua-duanya penting. Anda hanya perlu secara berganti-ganti naik dan turun dari abstraksi dan detail, dari makro dan mikro secara dinamis. Seperti sebuah bola benang kusut, abstraksi membantu anda untuk menguraikan benang kusut karena tahu ujung awal dan ujung akhirnya, tetapi anda tetap harus secara detail mengikuti alur benang tersebut. Bahkan jika mungkin, lihat lagi secara lebih abstrak: apakah kita perlu menguraikannya atau ada alternatif lain yang lebih mudah tapi murah untuk menyelesaikan kebutuhan kita akan benang? Beli benang baru aja di warung sebelah. Sebagai seorang problem solver kemampuan abstraksi dinamis seperti ini adalah kemampuan berharga yang harus anda kembangkan.

Yang juga perlu anda perhatikan adalah bahwa sebuah problem statement yang well defined adalah sebuah proses yang sebenarnya iterative (berulang-ulang secara siklus). Buatlah draft terlebih dahulu, pahami permasalahannya, perbaiki draft, konfirmasi dengan permasalahannya, perbaiki draft dst. hingga dirasakan problem statement tersebut sudah memadai. Menurut pepatah di jepang:

A Problem that is well defined, is 99% solved

Hal ini bisa terjadi karena ketika kita mendefinisikan masalah sebenarnya kita mencoba memahami permasalahannya lebih dalam, secara tidak langsung kita juga menyusun solusinya berbarengan dengan meningkatnya kesadaran kita.

Problem Statement yang tidak ada unsur problem didalamnya

Di kampus, sering saya mengajukan pertanyaan “Belum punya Pacar, apakah ini problem?” Jawabannya yang didapat biasanya 2 kubu: Nggak masalah atau Masalah. Pastikan bahwa ada unsur problem dalam problem statement.

Sebuah problem statement yang tidak terasa/terlihat problemnya, akan tidak memotivasi orang untuk mensolusikannya (lha wong tidak ada problemnya). Tambahan lainya, ternyata yang menurut seseorang adalah problem, dianggap bukan problem bagi orang lain.

Sebagai seorang problem solver, salah satu “perangkap” pemecahan masalah adalah keterlibatan emosi, yang pada batas tertentu, bisa menjebak kita dan menghambat kita untuk mendapatkan solusi terbaik. Emosi timbul biasanya karena ketidaksetujuan kita terhadap suatu konsep. Emosi juga berasal dari refleksi pengalaman masa lalu yang tidak menyenangkan anda.

Kata “selingkuh” secara umum menimbulkan emosi negatif karena secara umum pula masyarakat tidak menyetujuinya, tetapi jika anda termasuk yang tidak setuju, maka anda menganggap selingkuh negatif. Padahal belum tentu. Perhatikan hal ini: kata selingkuh ada deskripsi suatu kegiatan, sebagai deskripsi kegiatan maka tidak ada yang negatif atau positif, artinya netral. Positif atau negatif dilihat dari efek yang ditimbulkannya.

Tentunya untuk kata-kata yang memang mendeskripsikan hal yang negatif, hal ini tidak diperlukan, misalnya kotoran, pencurian, dsb.

Tips: tuliskanlah efek yang tidak dikehendaki dalam problem statement. Misalnya untuk selingkuh: selingkuh yang bisa merusak rumah tangga, selingkuh yang membuat anak menderita dsb. Sehingga lebih jelas problem yang akan diselesaikan.

Operational Excellence (Operasional Unggul)

hidayatno2 Komentar

Saat ini sedang beredar sebuah kosa kata baru yang dikenal sebagai operations/operational excellence. Kosa kata ini memang dipopulerkan terutama oleh perusahaan konsultasi. Tetapi apa dan bagaimana sebenarnya operation excellence? Perlu diketahui memang IIE (Institute of Industrial Engineering) sendiri memiliki satu konferensi tahunan yang sejak beberapa tahun terakhir diberi nama dengan operation excellence, sebagai pengembangan dari lean conference. (please visit www.iienet.org)

Kata efisiensi dan efektivitas merupakan 2 kata yang selalu menjadi idaman seluruh manajer operasi didunia. Sebuah operasional yang dikatakan efisien dan efektif akan tidak memiliki sumber daya yang terbuang atau tidak terpakai didalam setiap operasinya. Untuk itulah operation excellence dianggap merupakan pengembangan dari konsep lean management (manajemen ramping-sehat), karena tidak adanya waste (sisa) yang tidak berguna.

Bedanya apa dengan lean? Dari skala dan kekuatan sinkronisasi antar element. Lean berfokus kepada kegiatan (proyek) yang mencoba untuk mendapat titik efisiensi tertinggi (skala mikro) sedangkan operation excellence berbicara kepada skala makro yaitu tidak hanya berfokus kepada proyek-proyek tetapi menghubungan secara rantai kontribusi satu proyek terhadap keseluruhan mata nilai yang memberikan nilai (whole value added process).

Apakah berarti jika seluruh proyek lean di perusahaan dikumpulkan maka kita bisa menyebutnya sebagai operation excellence? seharusnya tidak, karena konsep operational excellence memiliki unsur “breakdown” yaitu dari suatu target dibagi-bagi menjadi proyek-proyek efisiensi yang saling berkaitan dan “top-down” bahwa proyek-proyek yang diusulkan memiliki korelasi terhadap target operational excellence.

Apakah operation excellence harus menggunakan lean approach? Ya dan tidak. Anda harus memahami dahulu konsep value adding chain yang notabene sangat ditekankan di Lean Management, tetapi tidak bisa dipungkiri bahwa tentunya sangat naif bagi kita untuk berfikir bahwa untuk memperbaiki atau meningkatkan sesuatu hanya ada satu pendekatan saja. Six Sigma, 7 Steps of QI, Human Factors Improvement yang merupakan ilmu yang diajarkan di Teknik Industri tentunya juga bisa berkontribusi terhadap operation excellence.

Apa hubungan operation excellence dengan world-class operations? Saya tidak tahu, tetapi menurut saya keduanya sebenarnya adalah barang yang sama hanya operation excellence bicara proses, sedangkan world-class operations bicara tentang tujuan/target. Tahun 90-an kita dibombardir dengan istilah world class service, world class operations, world class manufacturing, tetapi ketika dijabarkan ternyata memiliki banyak sekali versi tergantung dari penulisnya. Secara umum, semua versi bicara tentang ciri-ciri sebuah world class company untuk menginspirasi organisasi “biasa” untuk mencapainya.