Ketika bekerja di lingkungan pemerintahan, maka pelajaran utama yang saya dapatkan dalam menganalisa sistem pemerintahan adalah fokusnya terhadap siklus tahunan dasar pemerintahan dari perencanaan hingga pertanggungjawaban.
Siklus ini yang mengakibatkan kenapa kok program pemerintah suka “lupa ingatan” dan membuat pegawai pemerintah jarang menggunakan kemampuan fungsionalnya tetapi malah sibuk mengembangkan kemampuan “administratif”. Ini karena siklus ini berhubungan erat dengan proses pengadaan barang dan jasa pemerintahan yang biasanya cukup menyita waktu.
Perencanaan
Aspek yang penting dalam perencanaan adalah apa sumber dari sebuah kegiatan yang akan direncanakan dan bagaimana hubungan kegiatan tersebut dengan pencapaian target yang ingin dituju.
Target yang ingin dituju bersumber dari kondisi ideal yang biasanya disarikan dari kampanye pilkada, RPJMN, RPJPN dan RPJPD kedalam perencanaan jangka menengah. Jadi kampanye akan menjadi omong kosong kalau bahan kampanye tidak dimasukkan ke target RPJMD. Namun memang jarang sekali ada RPJMD yang berisi target kuantitatif karena takut tidak tercapai atau diserang lawan politiknya. Tentunya semakin dewasa negara ini nantinya,akhirnya semua target adalah kuantitatif. Nah tugas pada fase perencanaan adalah bagaimana menyusun target kuantitatif ini jika belum ada dalam dokumen kampanye, dan bagaimana mencapainya.
RPJMD sendiri perlu dilihat keselarasan dengan RPJPD, Perda Tata Ruang atau RTRW (Rencana Tata Ruang dan Wilayah), atau perda2 lain yang bersifat makro dan jangka panjang (misalnya di DKI ada Perda Pola Transportasi Makro), supaya janji kampanye tidak blunder dan nabrak sana sini ketika akan dilaksanakan.
Dulu guru saya memberikan istilah ‘cantolan’ yaitu apakah sebuah kegiatan memiliki cantolan ke atas yang jelas, jika tidak apakah memiliki cantolan di bawah.
Cantolan bawah adalah ketika kegiatan itu bersumber dari keluhan atau keinginan masyarakat. Proses baku yang digunakan sejak awal reformasi adalah versi Bappenas yaitu Musrenbang, musyawarah perencanaan pembangunan. Memang terkadang proses ini seperti ndak ada juntrungannya karena apa yang dikeluhkan tidak muncul didalam rencana. Sehingga penting untuk membuat sebuah mekanisme dokumentasi yang bisa diakses oleh semua unit kerja sehingga mereka tidak memiliki alasan tidak tahu, lalu disusun sebuah sistem penelusuran balik jika ada kegiatan yang menjawab keluhan atau aspirasi masyarakat sehingga dinas yang bersangkutan bisa diberikan rewards karena responsif kepada masyarakat.
Rencana Kegiatan adalah hasil dari proses ini. Sering dalam proses audit, sebuah rencana kegiatan akan ditelusuri balik dari siapa yang mengusulkan, kapan (difase mana), dibahas kapan, ada cantolannya kah, siapa yang mengubah jika diubah serta pertanyaan audit lainnya. Pastikan anda memiliki catatan lengkap tentang hal ini, jika memungkinkan selalu memiliki jurnal harian terhadap setiap kegiatan yang anda akan bahas. Terutama kegiatan yang berpotensi “panas” pada akhirnya nanti.
Penganggaran dari Rencana Kegiatan
Proses penganggaran adalah ketika kegiatan di kalkulasi biaya yang dibutuhkan. Kenapa tidak bersamaan dengan perencanaan saja biar cepat? Karena perencanaan merupakan proses prioritasi kegiatan yang sebaiknya tidak melihat dulu anggaran. Ini karena kecenderungan yang terjadi untuk memperbanyak kegiatan supaya anggaran terbagi secara “adil” ke semua pihak, dengan ukuran jumlah anggaran. Prioritas kegiatan seharusnya adalah dalam rangka untuk mencapai target.
Dalam proses penganggaran maka yang menjadi dasar adalah bagaimana membagi sebuah kegiatan kedalam biaya sumber daya dan biaya proses. Sebenarnya pembagian biaya yang dikenal adalah biaya langsung dan tidak langsung. Biaya langsung berhubungan dengan proses kegiatan, sedangan biaya sumber daya adalah yang mendukung semua proses kegiatan (misalnya gaji, komunikasi, alat kantor dan listrik). Memang ini tergantung tipe dan jenis kegiatan, apakah kegiatan tersebut menghasilkan barang (seperti kegiatan infrastruktur) atau kegiatan tersebut menghasilkan jasa atau layanan (seperti kegiatan sosialisasi, pembuatan draft peraturan, konsultan, dsb).
Perhatikan pula bahwa anggaran pemerintah berasal dari pendapatan yang bersifat bulanan. Artinya sebuah anggaran 20 trilliun, bukan berarti tersedia 20 trilliun ketika Januari berjalan. Namun ini berasal dari berbagai sumber yang berjalan, seperti PBB, Pajak Hiburan dan Resto, yang akan bervariasi tiap bulan. Lalau biasanya angka awal adalah target, jadi belum tentu akan tercapai . Jadi selalu ada kemungkinan perubahan akibat kekurangan anggaran.
Dalam proses ini, auditor akan melihat apakah dalam setiap kegiatan telah dibagi dalam satuan keuangan, satuan pengali telah ditetapkan sesuai standard (baik satuan volume maupun satuan standard biaya), cara mengalikannya benar. Yang anda perlu perhatikan adalah bukti keuangan, pastikan anda bisa membayangkan bagaimana bukti pengeluaran akan dikeluarkan (absen peserta, bukti foto dsb).
Proses perencanaan dan penganggaran setelah selesai sebagai draft akan masuk ke proses politik yaitu proses penyusunan RAPBD antara pemda dan DPRD. Disini biasanya terjadi revisi2 yang bisa saja merubah prioritasi karena anggota dewan merasa bahwa mereka sebagai “wakil rakyat” lebih tahu kebutuhan rakyat. Sangat penting asas penelusuran balik didokumentasi dengan baik sehingga setiap perubahan di setiap langkah proses jelas siapa, kapan, kenapa, dan bagaimana perubahannya. Misalnya kalau ada kegiatan yang merupakan cantolan masyarakat tapi dicoret oleh dewan, maka ketika masyarakat protes kenapa kok tidak ada, yaa monggo silahkan tanya kepada wakilnya.
Bagi anda, jurnal harian untuk mencatat berbagai perubahan ini perlu anda buat dan simpan.
Pelaksanaan dan Perubahan
Proses pelaksanaan umumnya fokus kepada penyerapan, karena memang salah satu sumber pertumbuhan ekonomi adalah anggaran belanja pemerintah. Logikanya akibat pemerintah bikin jembatan maka ada orang yang gajian karena bekerja di jembatan, gaji ini untuk belanja barang, barang banyak dijual, pabrik bekerja penuh, orang pabrik gajian, dst.
Namun sebenarnya ada aspek lain yang penting lainnya, yaitu kenapa sebuah kegiatan yang direncanakan berjalan dan tidak berjalan. Jangan disapu dibawah karpet, harus dicari kenapa? tanpa maksud menyalahkan seandainya memang tidak salah.
Karena ada pepatah yang penting dalam perencanaan strategis: Mau tahu cara bikin Tuhan ketawa? Coba ceritakan rencana kamu.
Rencana adalah rencana, akhirnya akan banyak aspek yang bisa membuat sebuah rencana tidak berjalan, dan seringkali tidak disengaja. Namun seperti juga maaf hanya bisa diberikan karena ketidaktahuan dan khilaf, maka maaf dalam perencanaan adalah maaf jika anda belajar dari kesalahan dan lebih baik dari sebelumnya.
Pada kondisi lainnya, ketika sebuah rencana yang prioritas bisa berjalan dengan lancar juga perlu dipelajari kenapa kok bisa sukses sehingga bisa ditiru di aktivitas lainnya.
Jika perubahan harus dilakukan, maka pertimbangkan waktunya, anda tinggal memiliki 3-4 bulan untuk melakukan kegiatan perubahan serta pelaporannya. Ini karena perubahan dilakukan di pertengahan tahun.
Lalu biasanya sudah ada yang menanti kesempatan perubahan anggaran di akhir tahun, sehingga jumlah titipan kagetan juga akan bertambah.
Pertanggungjawaban
Akhir siklus adalah pertanggungjawaban, jika mengacu kepada desain pemerintahan kita maka tanggung jawab “dipertahankan” di depan wakil rakyat, sebuah proses politik yang seringkali gaib dan penuh keajaiban. Yang saya maksud gaib adalah kenapa kok ada yang ditolak dan diterima tanpa ada tolok ukur yang jelas.
Jadi mari kita lihat dari sisi manajemen yang baik. Pertanggungjawaban adalah pengecekan milestone, sudah dimana posisi kita saat ini secara relatif dengan target kita. Jika belum mampu yaa berarti harus dicari tahu alasannya, lalu direncanakan perbaikannya. Bukan sebagai ajang balas dendam karena anggarannya dicoret, dikurangi, atau tidak dilaksanakan. Namun memang hasil pandangan dewan dapat membuka pintu terhadap pemeriksaan lanjutan. Laporan dewan bisa ditindak lanjuti oleh pemeriksaan oleh lembaga audit lainnya.
Jadi proses pertanggungjawaban tidak selesai di dewan saja, masih ada proses audit yang berpotensi dilakukan seperti pemeriksaan BPK, BPKP, KPK dan seterusnya. Ini mengapa memiliki catatan harian menjadi penting. Tidak untuk menjadi barang bukti, namun mengingatkan anda terhadap proses yang terjadi.
Paralel Berjalan
Walaupun semua proses ini berjalan secara serial, namun sebenarnya ini akan berjalan secara tumpang tindih. Ketika anda sedang merencanakan untuk tahun depan, anda sedang menyusun pertanggungjawaban tahun ini. Ketika anda sedang melaksanakan kegiatan tahun ini, maka anda merencanakan kegiatan perubahan di tahun ini pula. Belum lagi jika ternyata ada audit tambahan, baik audit sampling, audit investigasi, atau pemeriksaan lainnya.
Ini yang membuat para pegawai pemerintah lebih fokus ke administrasi dibandingkan dengan substansi. Karena belum ada orang yang dipenjara karena kesalahan substansi, namun sebagian besar kesalahan administrasi. Asumsinya, hanya kesalahan administrasilah yang merugikan negara. Padahal sebagai pengambil kebijakan, kesalahan substansi akan merugikan lebih banyak dan lebih besar dari kesalahan administrasi. Kan sebuah kebijakan yang salah di tingkat pemerintah, berdampak kepada ratusan ribu orang.
Saya juga masih ingat komentar dari guru saya di pemerintahan:
“Sebagai pemimpin di Pemerintahan berbeda dengan di Pemimpin di rumah. Kalau saya minta dibuatkan nasi goreng, maka staf saya bukannya membuatkan saya nasi goreng, tapi akan membawakan ahli konsultan nasi goreng untuk membuatkan nasi goreng buat saya. Jadi mereka bukan ahli pengambilan kebijakan, tapi ahli administrasi pengambilan kebijakan”
Hidayatno's Blog 