Kategori: Systems Engineering

Kompleksitas Baru akibat Media Sosial: Pahami Konteks

hidayatno2 Komentar

Ketidakpastian adalah sebuah kondisi yang tidak menyenangkan. Ketidakpastian juga membuat permasalahan menjadi kompleks dan sulit dalam mengambil sebuah keputusan.

Biasanya sesuatu hal menjadi tidak pasti karena terbatasnya informasi yang kita miliki. Namun yang menarik dalam dewasa ini ketidakpastian malah timbul dengan semakin banyaknya informasi yang mengalir melalui saluran media sosial.

Artikel ini merupakan bagian dari 3 artikel yang mencoba melihat bagaimana prinsip sistem bisa digunakan untuk mengatasi hal ini. Pemerintah telah menuju arah yang tepat, namun sayangnya metode dan cara yang dilakukan terlalu berorientasi pada jangka pendek, padahal permasalahan kompleks membutuhkan solusi jangka panjang.

Menggunakan prinsip dan pemahaman tentang sistem, maka beberapa hal yang dapat anda lakukan dalam kacamata berpikir sistem:

  1. Pahami konteks
  2. Hentikan Aliran Informasi Negatif
  3. Perkuat Struktur yang Baik

 

Pahami konteks

Konteks dibangun oleh kesementaraan. Kesementaraan dibangun oleh dimensi dimana permasalahan timbul, apakah dimensi geografis ruang permasalahan, dimensi waktu (masa kini, lampau dan depan), dimensi kepentingan (berdasarkan aktor) dan dimensi skala (sedetail apa anda melihat permasalahannya). Setiap permasalahan pasti memiliki konteks yang multi-dimensi.

Seringkali konteks tidak mudah kita pahami karena penyebab bisa berbeda ruang dan waktu terhadap masalahnya. Banjir di Jakarta, akibat hujan lebat di daerah lain dan butuh waktu 3 jam untuk sampai di Jakarta. Genangan di Jakarta, akibat sampah di drainase yang menumpuk akibat buang sampah sembarangan di musim kemarau dan yang membuang berada di Hulu sungai, sedangkan genangan timbul di hilir.

Konteks juga berlaku untuk akibat, apa yang anda putuskan dan lakukan akan mempengaruhi konteks. Ketika kita meneruskan berita yang tidak sepenuhnya kita analisa kebenaran, sumber dan dampaknya, maka kita menciptakan konteks dari permasalahan kepada teman-teman kita. Jika proses ini berulang kepada yang lain, maka teman kita membaca berita tersebut akan berpikir bahwa lho ternyata teman-teman saya kok mikir seperti ini, terciptalah efek bola salju yang bisa berbahaya.

Bagi anda yang perenang, melawan arus lebih melelahkan daripada mengikuti arus. Terkadang anda bahkan hanya perlu mengembangkan saja. Namun mengikuti arus berarti anda melepaskan pilihan, dan berarti pula anda setuju dengan muara arus tersebut. Ketika Anda setuju, yaa berarti jangan protes ketika hasilnya tidak sesuai yang anda harapkan. Tapi saya maunya sebenarnya cuma itu, tapi ada tambahan hal negatif ini itu yang tidak saya mau. Lha ya memangnya ada di dunia ini yang se ideal sorga? Tanggung jawab dari setiap keputusan adalah sebuah kedewasaan berpikir. Mungkin itu mengapa kok Gus Dur pernah bilang Taman Kanak-kanak untuk politisi Indonesia.

Jadi Pahami Konteks, Putuskan apakah anda ingin terbawa arus atau tidak, SADARI semua keputusan anda memiliki dampak walaupun kecil terdapat sistem yang lebih besar

Perekayasa Industri: Bunglon Dunia Teknik

hidayatno2 Komentar

IE Skills makes them versatile in any situation

 

Dalam artikelnya yang dipublikasikan di Majalah ISE (Industrial and Systems Engineering at Work), Rona Howenstine secara tidak langsung membuka “luka lama” atas ketidakjelasan keilmuan teknik industri di kacamata orang awam jika dibandingkan dengan bidang ilmu teknik lainnya. Kenapa saya tuliskan “jika dibandingkan” karena sebenarnya jika kita memandang teknik industri terlepas dari bidang ilmu teknik lainnya maka sebenarnya posisinya memang berbeda namun tidak aneh. Saya bahkan pernah membandingkan teknik industri dengan arsitektur misalnya, dan tidak ada yang melihat bahwa Arsitektur aneh bukan.

Namun bukan luka lama yang saya mau buka kembali, namun saya ingin menceritakan kembali bahwa kurikulum, pola pendidikan dan tantangan yang dihadapi oleh mahasiswa teknik industri dalam perkuliahannya ternyata telah berhasil membentuk berbagai softskills penting yang menjadi ciri unik dari perekayasa industri, mereka adalah (saya kutip langsung dari artikelnya):

Consider how IEs approach and accomplish their work, and therein lies the secret sauce to their versatility. Here are some examples of what makes IEs unique:

  1. How they think: IEs consider the entire system. They examine processes from end to end and can immediately identify waste and variation. 
  2. How they influence: IEs enable and convince individuals and teams to make positive change with every engagement, which requires great communication skills, the ability to facilitate, high energy and, in challenging cases, a large investment of emotional capital. 
  3. How they approach situations: IEs can affect improvement in incremental or monumental undertakings. Their approach is always scalable, and they choose tools that are fit for a purpose. IEs will take the time to teach and explain in order to bring a team along and to ensure their fingerprints are on the final solution. Proliferation of knowledge, facilitating through challenging situations and dispelling fear are an IE’s specialty. 
  4. How they plan: IEs have all taken a project management course and adapted their knowledge and style to the situation. They are well-versed in the quote attributed to both Benjamin Franklin and Winston Churchill, “If you fail to plan, then plan to fail.” 
  5. How they measure: IEs need to know what is being measured, why, what success looks like and if the team is winning. They are hooked on operational definitions and scorekeepers, sometimes to a fault. IEs understand that what gets measured gets managed and that inappropriate measures drive bad behavior. 
  6. How they analyze: IEs begin with the notion that there has to be a story that can be told from the data (if there is data). Then, they dig for the information and have been known to torture data sets until they scream for mercy. An IE’s best friend is usually Microsoft Excel, Minitab or any program that allows them to codify, stratify, classify, evaluate and visually display their data in a meaningful manner that is easily explainable. IEs enjoy interpreting and simplifying information and never suffer from analysis paralysis. Oh, and Visio might be their second best friend. 
  7. How they solve problems: IEs seek to find and prove root cause and to implement a permanent fix, without exception. It is never enough to fix a process for the short term, and the worst thing for an IE is to revisit the same issue a second time or, gasp, a third time. 
  8. How they make decisions: IEs have clear and concise methods they use for decision-making. It doesn’t matter whether they are buying a house, choosing a daycare, or transforming an entire operation, IEs know what factors matter in each situation. They can always calculate a weighted average of all the factors so their team (or family) can narrow the field and make the best choice in a timely manner. 
  9. How they consider risk: IEs actually consider risk and quantify it without fearing it, both at work and home. Have you ever alerted someone to a risk that was very likely to happen? Then when they ignored you and it actually occurred, you didn’t even say “I told you so.” An IE would take this as an opportunity to help them resolve the issue by assembling a full FMEA (failure mode and effects analysis). 

Ke-9 keunikan ini membuat Perekayasa Industri menjadi sangat adaptif dimanapun mereka bekerja sehingga dianggap sebagai bunglonnya bidang teknik seperti judul dalam artikelnya. Saya pernah memberikan judul spesialisasi unik Teknik Industri sebagai Spesialis Generalis, yaitu spesialisasi yang berfokus kepada kemampuan generalis, untuk tidak lupa melihat secara utuh sistem yang dirancang walaupun sedang bekerja secara detail pada komponen sistemnya.

Akhirnya kita semua perlu menyadari bahwa bukan hanya muatan hardskills kurikulumnya saja yang penting namun bagaimana kurikulum tersebut juga mampu membangun kemampuan softskills dari lulusannya. Sesuatu hal yang perlu dijaga dan dilestarikan dalam keilmuan teknik industri

Teknik Sistem dan Industri

hidayatno4 Komentar

Sejak April 2016, Institute of Industrial Engineering yang merupakan acuan perekayasa industri resmi berganti nama menjadi Institute of Industrial and Systems Engineering (IISE). Sebuah perubahan nama yang dianggap wajar bagi para perekayasa Industri saat ini karena dianggap relevan terhadap perkembangan bidang kerja dan keilmuan yang mendasari kebutuhan industri.

Namun mungkin bagi para Perekayasa Industri di Indonesia, masih belum jelas mengapa kok teknik industri berevolusi menjadi teknik sistem dan industri. Sehingga tulisan ini mencoba untuk menjawab pertanyaan sederhana “mengapa teknik industri berkembang menjadi teknik sistem dan industri?”

Untuk menjawab pertanyaan ini tentu kita harus juga melihat kenapa kok teknik industri lahir, dan sebagian besar teknik industri lahir dari keilmuan teknik mesin. Bagi para perekayasa industri hal ini dijelaskan dalam kuliah dasar yang sering diberi nama Pengantar Teknik Industri atau Filosofi Industri. Karena kuliahnya panjang 1 semester, maka jika disingkat, karena pada saat revolusi industi berjalan ternyata dibutuhkan seorang perekayasa yang bisa melihat industri secara utuh dengan berbagai komponennya yang saling berhubungan dalam rangka memproduksi sebuah barang. Kebutuhan unik ini lahir karena untuk mencari efisiensi dan efektivitas tertinggi dari sebuah industri, tidak bisa hanya dilihat dari peningkatan per komponen industri, namun saling koneksi antara satu komponen dan komponen lainnya. Bahkan dimungkinkan ada satu komponen yang sebaiknya tidak ditingkatkan karena ketika ditingkatkan malah merugikan secara keseluruhan. Misalnya karena keterbatasan sumber daya. Komponen Industri ini secara sejarah dan sederhananya adalah 5M (man, money, machine, material, dan methods). Nah dari 5M ini mana yang ada jurusan tekniknya? yaa mesin kan. belum ada waktu itu teknik material, dan teknik uang akan terdengar aneh, apalagi teknik manusia. Saling berkoneksi, optimum bukan maksimum, tujuan tertentu, dan berubah secara kontekstual membuat perekayasa industri dilatih untuk merancang dan mengelola “sistem” industri.

Lanjutkan membaca “Teknik Sistem dan Industri”

Pentingnya Ukuran

hidayatnoTinggalkan komentar

Tahu kata “kepentingan”? Kita tahu itu berarti berasal dari penting, yang bisa diartikan ukuran nilai atau bobot yang kita persepsikan terhadap sesuatu. Dalam sebuah diskusi, biasanya akan saling terjadi diskusi kepentingan, apa yang kita anggap penting – kita ingin juga dianggap penting oleh lawan diskusi kita, demikian pula sebaliknya. Artinya ketika kita berdiskusi, sebenarnya kita bernegosiasi tentang tingkatan skala penting milik kita supaya diadopsi oleh rekan diskusi.

Saya ingin mundur sedikit lebih kebelakang. Penting menandakan adanya ukuran. Ukuran merupakan tolok ukur kita melakukan evaluasi dan penilaian. Kepentingan berarti tergantung dengan ukuran. Perdebatan diskusi sering terjadi karena perbedaan ukuran yang mengakibatkan perbedaan kepentingan.

Dalam wacana politik, hal ini lebih seru lagi. Ukuran menjadi lebih membingungkan karena seolah-olah tidak ada ukuran universal yang disepakati bersama. Seorang pemimpin pemerintahan diserang karena dari sisi ukuran penyerapan anggarannya yang sangat parah. Artinya uang pemerintah yang mengalir ke masyarakat akan berkurang, sehingga ekonomi tentu tidak maksimal. Dahulu ini dosa besar yang memalukan bagi seorang pemimpin pemerintah. Namun saat ini ada ukuran baru seolah-olah timbul, yaitu persepsi korupsi. Daripada diserap penuh, tapi dikorupsi, lebih baik tidak terserap. Apakah yakin yang sudah diserap juga bebas korupsi? Tapi kembali ke topik artikel ini, adalah soal beda ukuran.

Mari kita telaah beda ukuran ke dalam 3 hal:

1. Yang diukur beda (.. termasuk persepsi terhadap definisi ukuran)
2. Ranking ukuran yang beda
3. Skala ukuran beda Lanjutkan membaca “Pentingnya Ukuran”

Superforecasting

hidayatno2 Komentar

Bisa memprediksi masa depan adalah kekuatan tersembunyi dari semua organisasi di dunia ini. Organisasi bisnis maupun pemerintah ingin mengetahui apa yang terjadi di masa depan, supaya mereka bisa lebih kompetitif dibandingkan lawan karena bisa mengantisipasi masa depan. Ini yang membuat saya tertarik membaca sebuah buku yang berjudul “Superforecasting: The Art and Science of Prediction” karya Philip Tetlock dan Dan Gartner. Apalagi ini tepat akhir tahun 2015, yang biasanya akan diisi oleh kegiatan reflektif serta prediktif untuk menyikapi masa depan. Artikel ini terinspirasi oleh salah satu chapter didalam buku ini.

Tumbuhnya teknologi, terutama teknologi komputasi informasi dan komputer, telah membuka sebuah petak baru teknologi untuk memproses data secara masif kemudian mengambil kesimpulan terhadap data itu. Sehingga istilah “Big Data” muncul.

Sebagai ilustrasi, jika anda pengguna media sosial, mengapa kok iklan yang muncul di media tersebut seperti bisa membaca pikiran kita? Kenapa kok seperti kenal kita yaa? Hobi, apa yang kita sukai, apa yang kita tidak sukai seperti terbaca oleh media sosial ini? Lanjutkan membaca “Superforecasting”

Berubah dari Pemecahan Masalah ke Pencarian Masalah

hidayatno3 Komentar

Dalam diskusi topik skripsi dengan mahasiswa saya sering langsung mendapatkan pertanyaan tentang metode setelah si mahasiswa menceritakan permasalahan yang dia ingin dia fokuskan. Fokus kepada metode ini kelihatannya terjadi karena si mahasiswa ingin segera bekerja untuk menyelesaikan skripsinya, jadi pengin tahu apa yang harus segera dilakukan dengan mendapatkan metode yang tepat.

Pertanyaan yang sama juga sering saya dapatkan di blog ini. Ketika beberapa dari pembaca menceritakan bidang tempat dia ingin menyelesaikan masalah, lalu menanyakan metode yang tepat untu menyelesaikan. Padahal saya tahu bahwa yang disampaikan bukanlah masalah, namun masih “gejala” masalah.

Gejala masalah, bukanlah masalah sesungguhnya, karena gejala sebenarnya adalah dampak dari masalahnya. Gejala Panas Tinggi di tubuh adalah dampak dari berbagai kemungkinan penyakit: tipus, flu, DBD, bahkan patah hati. Tapi untuk mencari masalahnya atau bahkan akar masalah (sumber dari segala sumber masalah) adalah langkah yang harus anda lakukan sebelum memilih metodenya.

Kelemahan untuk melihat gejala dan tidak meluangkan waktu untuk memikirkan akar masalah inilah yang membuat mengapa permasalahan bisa terulang kembali, tidak diselesaikan atau bahkan menimbulkan masalah baru.

Switching from Problem Solving to Problem Finding..

Percuma anda memiliki metode yang kuat, kemampuan pemecahan masalah yang cepat, tapi ternyata problem yang diselesaikan adalah salah. Ini mirip prinsip GIGO  Garbage In Garbage Out, semakin cepat komputer maka semakin cepat pula proses GIGO akan berlangsung. Jadi kemampuan proses tidak akan membantu jika inputnya salah.

Itu mungkin mengapa dalam ilmu kualitas dikenal konsep PDCA – Plan, Do, Check dan Action, yaitu konsep untuk melakukan perencanaan sebelum melaksanakan peningkatan. Ini untuk memberikan gap sebelum ada memilih cara untuk menyelesaikan permasalahan (di kualitas pemilihan cara merupakan fase Do, bukan Plan).

Ketika saya menjadi konsultan untuk sebuah proyek yang dibiayai oleh JICA Japan International Cooperation Agency, saya sering harus mengikuti dan mendampingi proses “fact finding” meeting. Setiap deviasi dari agreement yang telah disepakati, JICA akan mengirimkan tim untuk melakukan ini. Dan kami yang membantu, seperti merasa di audit, karena sebelum meeting mereka biasanya mengirimkan sebuah daftar pertanyaan yang berhubungan dengan deviasi yang terjadi sebagai bahan rapat. Dan jangan bayangkan rapatnya seperti rapat di negara kita yang hanya  2 jam lalu pergi lalu …. ya sudahlah. Tapi bisa berlangsung berhari-hari hingga larut malam sehingga mereka mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan tanpa adanya misinterpretasi diantara kedua pihak.

Apapun namanya: Pendefinisian Masalah, Fact Finding, Pemahaman masalah, Perencanaan pemecahan masalah atau lain-lainnya … Jangan Lupa untuk selalu memfokuskan dulu ke problem finding sebelum ke problem solving.
 

Teknik Industri akan menjadi Teknik Industri dan Sistem

hidayatno5 Komentar

Institute of Industrial Engineers (IIE)  adalah organisasi profesi dunia bagi perekayasa industri yang berasal dari Amerika Serikat.  IIE saat ini sedang mengumpulkan voting dari para anggotanya di dunia (termasuk saya) untuk mengganti namanya menjadi Institute of Industrial and Systems Engineering hingga 15 Januari 2016. Ketua IIE saat ini,  Prof Moore dari University of Southern California (USC) dalam wawancara dengan majalah Industrial Engineer Juli 2015, menjelaskan panjang lebar tentang hal ini.  Prof Moore sendiri merefleksikan perkembangan TI menjadi TIS/TSI* dengan perubahan nama TI di USC menjadi TIS/TSI.

IIE memandang SE merupakan evolusi yang natural dari fokus yang mengembang dari TI. Hal ini diperkuat dengan aplikasi keilmuan dan bidang kerja para perekayasa Industri yang semakin berkembang ke berbagai tipe industri. Banyak penjelasan terhadap kesamaan dan perbedaan dari SE dan TI. Namun secara sederhana bagi para perekayasa Industri:  jika TI berfokus kepada “Realisasi dari sebuah Produk”, yaitu dari rancangan ke produk yang dikonsumsi pelanggan, maka SE berfokus kepada Realisasi dari Sistem, dari rancangan sistem ke sistem yang telah berjalan. Itu mengapa secara “body of knowledge” terdapat berbagai kesamaan dan irisan dari kedua kelompok ilmu ini.

Pada kurikulum TI yang berfokus kepada realisasi produk dengan nilai-tambah-lebih (value added) terdapat struktur multi-skala: dari produk,  proses dan pabrik dengan 3 tanggung jawab utama: perancangan, pemasangan dan pengelolaan. Jika fokus ini diubah ke sistem yang juga bernilai-tambah-lebih, maka logika yang sama akan berlaku yaitu struktur multi skala (Systems of Systems – SoS) dengan tetap berfokus kepada perancangan,  pemasangan dan pengelolaan dari sistem.

Jadi apa dong beda produk dan sistem?

Lanjutkan membaca “Teknik Industri akan menjadi Teknik Industri dan Sistem”