Ciri-ciri Berpikir Sistem: Sadari bahwa asumsi adalah asumsi, bukan fakta

hidayatnoTinggalkan komentar

Saya sangat sering mengikuti diskusi perdebatan yang cukup “meriah” tanpa ada yang menyadari bahwa yang diperdebatkan adalah asumsi, bukan fakta. Serunya, terkadang asumsi lebih menarik untuk diambil kesimpulan daripada faktanya. Mungkin ini penyebab kenapa kok acara gosip di Indonesia sangat populer, dan meminjam istilah orang Jakarta, acara gosip “kaga’ ada matinye”.

Asumsi adalah “pengisi celah” pada data. Saya kira kita selalu dalam kondisi informasi yang tidak lengkap ketika akan mengambil keputusan. Ketidakadaan informasi lengkap ini kita tutupi dengan asumsi. Asumsi dibangun berdasarkan pengalaman dan pengetahuan kita, bukan berasal dari data. Sedangkan pengalaman atau pengetahuan dibangun terkadang tidak oleh kita sendiri, tetapi oleh orang lain yang “ditularkan” kepada kita.

Jangan letakkan asumsi sejajar dengan data fakta, tetapi harus ada bobot berbeda, dan ini harus disadari bersama jika dilakukan dalam sebuah rapat untuk mengambil keputusan.

Tips bagi Alumni Teknik Industri sebagai Pegawai Negeri Sipil PNS (bag 1) – Apa sih fungsi pemerintah?

hidayatno8 Komentar

Dengan semakin banyak mantan mahasiswa saya menjadi PNS di republik ini, maka saya merasa perlu menuliskan sedikit pemahaman saya tentang pemerintahan dan bagaimana anda bisa memandang pemerintahan dalam kacamata seorang perekayasa industri.

Saya memandang secara sederhana bahwa Pemerintah memiliki 2 fungsi utama pelayanan langsung dan regulasi. Walaupun sebenarnya dalam pelayanan langsung, bukan berarti pemerintah harus turun tangan langsung. Dalam buku reinventing the government, pakar pemerintahan berargumen bahwa pemerintah adalah regulator, bukan operator. kata “govern” dalam government, bukan berarti kita melakukan pelayanan, tetapi menentukan standard dan mencari sumber daya sehingga layanan tersebut dapat terlaksana.

Saya juga tidak mengerti kenapa kata “govern” yang bisa diartikan mengendalikan, diterjemahkan menjadi “perintah” atau kita kenal sebagai “pemerintah”. Mungkin karena aroma militer dahulu lebih kental. Perintah memiliki makna yang berbeda dibandingkan kendali, anda pasti bisa merasakannya, tapi mungkin kita bahas pada lain kesempatan.

Fungsi Layanan Publik

Pelayanan Langsung, menurut saya, adalah sebuah fungsi pemerintahan kepada konstituennya (khan kita yang memilih) sehingga kita dapat melakukan aktivitas produktif tanpa banyak terganggu. Ini mencakup layanan kesehatan dasar, sosial, kebersihan, pemeliharaan, pembangunan infrastruktur dsb. Untuk itu kita memilih pemerintah dan membayar gayus …. eh pajak, sebagai “iuran” kita sebagai warga negara. Kita juga memberikan mandat supaya uang dan “asset” kita (tambang, air dsb) dikelola sehingga menghasilkan keuntungan buat rakyat. Jadi kalau kita tidak suka layanannya, yaa diganti saja pada pemilihan berikutnya atau hati-hati memilih yang berikutnya.

Bagi yang tinggal di apartemen mungkin mengenal istilah building management, dimana kita menyewa tim manajemen untuk mengurusi hal-hal yang menurut kita harus mereka urus. Di kompleks, ada RT yang membantu kita untuk mengurus keamanan, pemungutan sampah, dll. Kalau udah nggak perform, yaa diganti khan?

Apakah layanan pemerintah harus langsung? Terkadang saya suka tersenyum simpul mendengar tuntutan demo dari orang-orang yang menginginkan bahwa pemerintah memegang langsung sebuah layanan publik (sebagai operator), terutama karena menganggap bahwa layanan tersebut harus murah dan “pro-rakyat”. Sah-sah saja, tetapi berarti mereka juga tidak bisa menuntut pelayanan yang baik dan pasti akan tidak meningkat, karena pemerintah sebagai operator berarti anda meletakkan akuntabilitas ke suatu badan yang dari awal didesain untuk tidak jelas siapa yang bertanggung jawab.

Lanjutkan membaca “Tips bagi Alumni Teknik Industri sebagai Pegawai Negeri Sipil PNS (bag 1) – Apa sih fungsi pemerintah?”

Teknik Industri vs Manajemen Rekayasa vs Manajemen Operasi

hidayatno8 Komentar

Industrial Engineering vs Engineering Management vs Operation Management

Seorang mahasiswa saya  bertanya judul diatas kepada saya karena mendengar bahwa salah satu TI di PTN terdepan Indonesia telah membuka program studi baru yaitu engineering management (rekayasa manajemen). Saya sedikit kaget mendengar ini karena setahu saya engineering management lahir bukan dari industrial engineering tetapi sebenarnya berasal dari civil engineering.

Saya mendengar istilah engineering management, ketika sedang berkuliah di Australia. Memang program studi ini hanya ada di negara-negara commonwealth (bekas jajahan inggris) dan berada dibawah civil engineering. Beberapa dosen saya waktu itu memang berasal dari program studi ini. Engineering management bersumber dari pengembangan ilmu project management yang memang kuat pada teknik sipil. Intinya adalah bagaimana mengelola project dari awal hingga akhir sehingga mencapai tujuannya. Ingat, industrial engineering lahir di AS.

Teknik Industri memiliki fokus kepada product life cycle (siklus hidup produk), dari desain produk hingga produksi serta manajemennya. Intinya sebuah produk dari lahir (awal) hingga akhirnya dikonsumsi masyarakat. Mirip yaa?

Berarti ini manajemen operasi dong pak? Lebih luas lah! karena kita harus memikirkan aspek desain dan teknologi, karena ada unsur desain produk, desain proses dan desain  pabrik, termasuk desain organisasi. Untuk teknologi, kita harus bisa memahami unsur-unsur kekuatan material, gaya mekanika dsb. Kembali, karena kita harus lengkap dalam siklus produk. Manajemen operasi lebih banyak berada pada sekolah bisnis dan manajemen, seperti di ekonomi atau SBM. Contohnya di singapura, di NTU tidak ada TI, tetapi ada manajemen operasi dibawah SBM, sedangkan di NUS terdapat TI.

Jadi engineering management apa pak? Mungkin strategi jalan keluar bagi TI yang tidak ingin kehilangan “ke-manajemen-an”, walaupun kok kesannya aneh yaa, kenapa harus ngambil bidang sipil sebagai jalan keluarnya. Saya pribadi merasa bahwa langkah ini akan membuat TI yang kita kenal saat ini bisa “punah”.

Saya menjelaskan kepada mahasiswa tentang tarikan yang kuat terhadap bidang ilmu TI untuk menjadi berbasis “manufaktur”, yang akan berimbas pula kepada cara akreditasi, penilaian akreditas dan lainnya. Jadi TI yang tidak mau memilih, akan kesulitan nantinya.

Saya juga jadi teringat tentang teman saya yang memilih untuk mengambil TI di UI ketika masih menjadi program studi di Mesin, dia yakin bahwa dia bisa memiliki 2 manfaat sekaligus, menjadi sarjana mesin dan sarjana TI. Langkah ini yang diambil oleh TI UGM dengan tidak melepaskan diri dari Mesin, dan membentuk departemen bersama.

Dalam waktu dekat mahasiswa TI berarti akan memilih untuk menjadi “manufaktur” atau “jasa” , atau memilih TI atau RM sejak dari awal?

Yang saya takutkan dengan jumlah SKS yang sama dan tekanan untuk cepat lulus, apakah berarti kita akan mengorbankan keunikan kompetensi TI yang saat ini? Entahlah.

Ciri-ciri berpikir sistem: Mencari Titik Ungkit

hidayatnoTinggalkan komentar

Titik ungkit atau leverage, merupakan salah satu kata yang penting dalam berpikir sistem. Konsep untuk mencari leverage atau titik ungkit dapat dikatakan merupakan ciri khas dalam berpikir sistem yang membedakannya dalam analisa biasa.

Jika kita ingin memindahkan sebuah batu besar dan berat, maka cara yang paling baik mencari papan panjang atau besi panjang, kemudian mencari pijakan titik ungkit (dengan batu kecil atau kayu balok), sehingga kita bisa memanfaatkan perbedaan panjang lengan gaya untuk bisa mengungkit batu tersebut. Titik ungkit bisa kita geser-geser untuk mencari gaya terkecil yang perlu kita berikan tanpa mematahkan papan atau besi yang kita gunakan.

Logika yang sama juga digunakan dalam berpikir sistem, dengan pemahaman secara sistemik terhadap sistem yang ada, yang berarti mengidentifikasikan hubungan-hubungan antara variabel, kita bisa menvari variabel yang dapat memberikan kita hasil ungkit yang signifikan dengan usaha yang tidak besar.

Dalam  Thinking in Systems, karya terakhir dari almarhum Donella Meadows, ditulis ada 12 titik umum yang bisa kita cari dalam sistem yang merupakan kandidat dari titik ungkit, saya akan sajikan 3 diantaranya Lanjutkan membaca “Ciri-ciri berpikir sistem: Mencari Titik Ungkit”

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Cari, Perjelas, dan Sejajarkan Tujuan Sistem

hidayatno1 Komentar

Sistem memiliki tujuan. Sadari bahwa tujuan bersifat dinamis. Dinamis berarti berubah sesuai dengan perubahan lingkungannya, dinamis terjadi akibat umpan balik dari lingkungannya. Perubahan lingkungan ini mencakup berjalannya waktu, perubahan lokasi, perubahan struktur fisik maupun non-fisik dan perubahan lain yang signifikan merupakan umpan balik.

Carilah tujuan sistem saat ini. Apakah tujuan sistem merupakan evolusi dari tujuan lalu? Bagaimana tujuan sistem nantinya? Apakah tujuan sistem berubah pada lokasi yang berbeda (contoh: apakah tujuan dari kantor pusat, diterjemahkan berbeda pada kantor cabang). Apakah tujuan juga berbeda-beda antara tujuan bersama (tujuan organisasi) dengan tujuan individu?

Perjelaslah tujuan. Komunikasi verbal maupun tulisan memiliki keterbatasan dalam menyampaikan informasi. Semua kata bisa memiliki lebih dari 2 makna. Kata “rekayasa” yang pernah menjadi kata utama pengganti “engineering”, telah diberikan stigma negatif ketika digunakan oleh media massa untuk menggambarkan suatu proses yang tidak baik. Hingga sekarang dunia engineering, masih kebingungan menemukan kembali apa yaa kata yang tepat yang menunjukkan rekayasa. Jadi perjelaslah tujuan, termasuk memperjelas interpretasi dari tujuan. Gunakan 7-7-7 rules dalam komunikasi, ulangi pesan dengan 7 kali dengan 7 cara melalui 7 media berbeda.

Sejajarkan tujuan sistem. Terkadang kita lupa bahwa setelah organisasi menetapkan tujuan baru dalam sebuah rencana strategis, maka langkah terpenting adalah “menyelaraskan” tujuan, yaitu suatu proses komunikasi, sehingga terjadi pergeseran tujuan yang masih sejajar dan pelemahan terhadap tujuanyang bertentangan. Hal ini penting sehingga tidak ada interpretasi yang terlalu berbeda terhadap tujuan sehingga bisa melambatkan arah. Mirip dengan aturan keluar masuk bus, biasanya yang turun di dahulukan baru yang naik. Apa yang terjadi jika interpretasinya beda?

Apakah berbeda berarti bertentangan?

hidayatno4 Komentar

Istri saya mengemukakan kesimpulan pengamatannya yang menarik ketika makan siang hari ini, yaitu apakah karena kita berbeda pendapat maka kita berarti bertentangan? Sebuah pertanyaan yang menarik pada masa “pendewasaan” kebangsaan Indonesia, yang sedang tumbuh dengan semakin besarnya pengaruh media yang tidak lagi bisa dikatakan netral. (kalau dipikir-pikir, ada nggak yaa di negara manapun dunia ini, yang mengaku demokratis, media nasional yang benar-benar netral?)

Kasusnya sendiri bukan dipicu oleh kasus nasional yang ada saat ini, tetapi lebih “mikro”, yaitu keluhan ibu mertua saya yang bingung sama ketua organisasi sosial yang diikutinya ketika mengambil beberapa keputusan yang memiliki dampak organisasi tetapi tidak melakukan usaha untuk meminimalisasi dampak ini. Bahasa singkatnya: melarang ini itu yang berakibat organisasinya nggak bisa berbuat apa-apa, tetapi tidak ngasih jalan keluar. Ibu mertua saya ingin mendebat atau mengemukakan pendapatnya tetapi takut karena “berbeda” nanti dianggap menantang, apalagi ngerasa sendirian.

Memang dalam dunia politik dan media, kita digiring untuk menjadi lawan atau kawan dari suatu isu, padahal mereka tahu bahwa tidak ada kondisi politik yang benar-benar hitam dan putih, semua memiliki gradasi warna yang halus. Semua yang hitam mengandung putih, semua yang putih mengandung hitam.

Apa artinya? kita seperti sedang diajarkan bahwa berbeda itu berarti menentang, padahal berbeda memiliki pengertian yang jauh beda dengan menentang apalagi menantang. Berbeda adalah berbeda. titik.

Berbeda memiliki makna positif, yaitu ada yang kritis dan ingin mengetahui logika pengambilan keputusan. Berbeda memiliki dampak positif, yaitu membuka kesempatan untuk melakukan dialog dan argumentasi sehat untuk saling mengeksplorasi perbedaan pendapat.

Berikanlah kesempatan untuk berbeda, tanpa harus menganggapnya menentang.

Ciri-ciri Berpikir Sistem: Fokus kepada Data/Pesan, jangan terganggu dengan Nada/Cara

hidayatno1 Komentar

Dalam berpikir sistem kita menyadari bahwa sebuah data yang sama bisa dimaknai berbeda oleh setiap orang, sehingga mengakibatkan kesimpulan yang berbeda. Illustrasi yang sering saya berikan di kelas adalah pengalaman pribadi saya ketika mengantar seorang professor dari Jepang yang ingin melihat langsung pasar “tradisional” di Indonesia. Ketika saya malu mengantarkan dia berdarmawisata di pasar, dia dengan santai mengatakan kepada saya, “you are lucky, you have so many rooms of improvement here” : Anda beruntung, anda punya banyak sekali kesempatan untuk memperbaiki disini. Kebetulan profesor ini juga seorang ahli kualitas, dan mencari topik kualitas di negara dia mungkin lebih “sulit” daripada di negara kita. Jadi: Same Data, Different Conclusion.

Proses pengambilan kesimpulan ini disebut proses tangga inferensial (ladder of inference), yaitu dari data yang netral ke proses-proses pengolahan data yang sangat subyektif dan terkadang emosional. Inferensial didefinisikan adalah prose pengambilan keputusan dari data yang kita berikan. Kita akan membahas proses-proses selanjutnya dalam tulisan yang lain, tetapi saya ingin memulainya dengan proses awal yang sangat penting yaitu ketika data pertama kali hadir didepan kita untuk kita simpulkan.

Lanjutkan membaca “Ciri-ciri Berpikir Sistem: Fokus kepada Data/Pesan, jangan terganggu dengan Nada/Cara”