Kategori: Berpikir Sistem – Systems Thinking

Tulisan tentang berpikir secara sistemik

Apa itu teknik industri ?

hidayatno388 Komentar

Terdapat banyak sekali perdebatan dikalangan institusi pendidikan teknik industri tentang apa itu teknik industri, yang sebenarnya timbul akibat dari keluwesan dari penjabaran keilmuan teknik industri yang sebenarnya merupakan kekuatan dari keilmuan teknik industri. Blog ini mencoba untuk menjelaskan tentang penterjemahan konsep teknik industri di universitas indonesiayang menjadi dasar pengembangan kurikulum di Teknik Industri Universitas Indonesia. Konsep ini dapat secara lengkap anda akses pula di www.ie.ui.ac.id (website resmi Departemen Teknik Industri UI)

Teknik industri merupakan pencabangan keilmuan teknik yang berasal dari Amerika Utara. Itulah sebabnya di negara-negara eropa atau persemakmuran (commonwealth) anda tidak akan menemukan teknik industri, tetapi lebih spesifik lagi menjadi teknik manufaktur (manufacturing engineering) atau teknik manajemen (engineering management). Secara historis, teknik industri merupakan pencabangan dari keilmuan teknik mesin yang pada awalnya berfokus kepada bagaimana mengelola tidak hanya mesin-mesin manufaktur tetapi secara lebih makro: sebuah sistem manufaktur sebagai sebuah sistem terintegrasi. Mengingat pada saat itu memang dibutuhkan seorang ahli yang tidak hanya mengerti konsep dasar permesinan tetapi juga sanggup mengelola aliran produsi, penjadwalan, biaya dan lain sebagainya yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah sistem manufaktur.

Secara definisi keilmuan teknik industri adalah

Industrial Engineering concerned with the design, improvement and installation of integrated systems of people, materials, equipment and energy …

… It draws upon specialized knowledge and skill in the mathematical, physical and social sciences together with the principles and methods of engineering ..

.. to specify, predict and evaluate the results to be obtained from such a system

Definisi ini diambil dari asosiasi profesi teknik industri dunia Institute of Industrial Engineering (IIE) – www.iienet.org

Definisi ini saya bagi menjadi tiga bagian utama untuk memudahkan penjelasannya:

Bagian 1: Teknik industri berfokus kepada perancangan, peningkatan dan instalasi dari sistem terintegrasi yang terdiri atas manusia, material, peralatan dan energi …

Bagian ini mendeskripsikan 3 peran utama yang harus dilakukan seorang teknik industri yaitu merancang, meningkatkan dan menginstalasi sebuah sistem terintegrasi.

Kita mulai dari sistem terintegrasi.  Dalam definisi ini dijelaskan bahwa sebuah sistem terintegrasi pasti memiliki minimal 4 komponen (sub-sistem) yaitu manusia, material, peralatan dan energi. Ini berarti semua sistem yang memproduksi atau meningkatkan nilai tambah baik berupa barang maupun jasa adalah obyek yang dikelola oleh teknik industri. Ini karena hampir semua sistem pasti memiliki ke-4 unsur tersebut.

Terintegrasi menunjukkan bahwa interaksi yang terjadi dari ke-4 unsur tersebut bermuara kepada sebuah perilaku sistem yang lebih dari hanya penggabungan sederhana ke-4 unsur tersebut. Seorang manusia adalah sebuah sistem terintegrasi yang menjadi manusia karena semua sub-sistemnya berinteraksi sedemikian rupa. tetapi jika dimasa yang akan datang kita bisa mendesain tubuh manusia dari komponennya kemudian menyatukannya apakah akan menjadi manusia?

Variasi yang terjadi dalam pendidikan teknik industri didunia biasanya bersumber dari pendefinisan sub-sistem dalam sebuah sistem (bisa lebih banyak dari 4 sub-sistem) serta perbedaan penekanan terhadap sub-sistem mana yang diperdalam pemahamannya. Tetapi semuanya pasti memiliki minimal 4 sub-sistem ini sebagai dasar. Untuk melihat perbedaan ini silahkan berkunjung ke www.ie.ui.ac.id (dibagian IE @ UI) untuk melihat bagai TIUI membagi sistem industri kemudian menterjemahkannya kedalam kurikulum yang bernuasa “back to basic“.

Merancang menunjukkan kemampuan untuk secara kreatif mengkombinasikan pengetahuan yang telah dimiliki kedalam sebuah rancangan sistem. Sistem yang paling klasik yang dirancang adalah sebuah sistem produksi manufaktur, baik hanya sebuah 1 line produksi atau lengkap 1 buah pabrik. Tetapi pada kenyataannya, sistem disini dapat berupa pula sebuah sistem solusi integratif (integrated solution systems), yaitu rancangan solusi yang “khas TI”: rancangan yang multi-perspective, multi-disiplin, multi-approach dan multi-dimensi. Solusi yang multi inilah yang menjadi kekuatan TI. Disinilah letak kemampuan integratif, yang membuat banyak lulusan teknik industri bekerja pada bidang konsultasi.

Meningkatkan dapat diterjemahkan sebagai manajemen. Pakar manajemen mengatakan bahwa ada beda antara administrasi dan manajemen. Administrasi berorientasi untuk mengerjakan hal yang sama terus menerus secara tepat aturan, sedangkan manajemen bermakna ada peningkatan yang harus dilakukan. Berdasarkan definisi ini tentunya manajemen menunjukkan kemampuan untuk melakukan pemecahan masalah, karena inti dari peningkatan adalah kemampuan memecahkan masalah. Ini mencakup kepekaan mengidentifikasikan masalah, kemampuan analisa dengan berbasis data menggunakan ilmu statistik, berfikir sistem dan lain sebagainya yang berguna dalam memecahkan masalah.

Menginstalasi menunjukkan kemampuan untuk melakukan pendefinisian langkah-langkah yang dibutuhkan untuk melakukan instalasi terhadap rancangan sistem. Menginstalasi membutuhkan ilmu manajemen proyek, walaupun manajemen proyek untuk teknik industri tentu berbeda dengan teknik sipil.

Menginstalasi memaksa seorang teknik industri untuk berfikir jauh kedepan dalam merancang dan meningkatkan sistem. Dalam 7 kebiasaan manusia efektif, konsep ini dikenal sebagai mulailah dari hasil akhir yang diinginkan (Begin With the End in Mind). Penterjemahan konsep ini contohnya adalah design for maintenance, design for manufacture, design for six sigma dsb. yaitu sebuah konsep perancangan yang sudah memasukkan unsur kemudahan pemeliharaan, pembuatannya bahkan pengontrolan kualitasnya sehingga produk dapat lebih cepat diterima oleh pasar dalam kualitas optimal.

Bagian 2: .. untuk ini dibutuhkan pengetahuan dan keahlian dalam bidang matematika, fisika dan ilmu-imu sosial serta prinsip dan metodologi teknik/rekayasa ..

Bagian ini menunjukkan kebutuhan keilmuan dasar untuk mendukung peran seorang teknik industri dan penegasan bahwa teknik industri walaupun erat dengan ilmu sosial masih merupakak bidang teknik. Itulah sebabnya dalam kurikulum teknik industri tahun pertama sarat dengan kuliah-kuliah dasar keteknikan seperti kalkulus, aljabar linear, fisika, kimia dan sebagainya, walaupun muatannya tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dari teknik industri.

Prinsip dan metodologi teknik/rekayasa adalah penekanan pada aspek desain, prototyping dan membangun sistem (develop=engineer) yang merupakan ciri khas bidang ilmu teknik. Jika ahli teknik lain membangun sistem nyata (tangible) seperti jembatan, bangunan, mesin dsb, maka ahli teknik industri memiliki tugas yang lebih berat, yaitu membangun yang nyata (pabrik atau proses produksi) tetapi pada saat yang sama membangun yang tidak nyata (intangible) seperti sistem penilaian kinerja, sistem pengembangan SDMnya, perhitungan activity based costingnya, jadwal pemeliharaanya, dsb. Jadi kerjaannya malah lebih berat.

Bagian 3: .. untuk menspesifikasikan, memprediksi dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dari sebuah sistem terintegrasi.

Bagian 3 merupakan sebuah konsekuensi yang logis dari penterjemahan bagian 1 dari definisi teknik industri, yaitu 3 peran utama teknik industri tentunya akan menciptakan sebuah sistem baru atau sistem perbaikan dengan kinerja yang lebih baik. Ini berarti perbaikan atau perancangan harus berorientasi kepada fakta dan data.

Ada 3 permasalahan dalam kinerja, yaitu bagaimana menspesifikasikan kinerja, memprediksi kinerja yang telah dispesifikasikan dan bagaimana mengevaluasinya.

Menspesifikasikan: Kinerja harus dispesifikasikan di awal sebuah perancangan atau peningkatan sistem, karena setiap pihak bisa jadi memiliki perbedaan persepsi terhadap arti kinerja. Seorang ahli keuangan mengatakan kinerja baik dari sebuah sistem adalah penghematan biaya, seorang marketing mengatakan kinerja baik berarti memenuhi kebutuhan pelanggan, seorang manajer produksi mengatakan kinerja baik adalah kesesuaian dengan standard produk. Semua kinerja ini tidak ada yang salah, tetapi semua kinerja ini bisa saling bertentangan dan berakibat sistem tidak akan kemana-mana, sehingga perlu diselaraskan.

Menspesifikasikan, juga berarti seorang teknik industri harus menentukan indikator, cara mendapatkan indikator, merancang cara mencari data, menentukan alat yang digunakan untuk mengukurnya, frekuensi pengukuran dsb.

Memprediksi: setelah dispesifikasikan, tentunya ketika merancang atau meningkatkan sistem kita sudah bisa mendapatkan semacam gambaran bagaimana sistem tadi berfungsi nantinya dan bagaimana kinerjanya. Artinya, kinerjalah yang menjadi patokan anda dalam memperbaiki dan merancang sistemnya, bukan berdasarkan feeling atau malah tidak memiliki dasar sama sekali (hanya karena pengin aja)

Mengevaluasi: tentunya setelah sistem diperbaiki atau dirancang dan diinstalasi, maka kita perlu melakukan evaluasi secara riil terhadap kinerja yang telah dirancang pada saat awal. Jika kinerja telah dispesifikasikan dengan baik pada saat awal, maka pada langkah ini dijalankan pengevaluasian kinerja. Tentunya hasil dari evaluasi akan menjadi umpan balik dalam perbaikan berikutnya.

 

Memudahkan vs Menganggap Mudah

hidayatnoTinggalkan komentar

Kata mudah yang diinggriskan sebagai simple ternyata memiliki banyak sekali varian:  Simply, Simplify, Simplification dan Simplicity

simple – opposite of complex, easy – mudah berarti lawan kata dari rumit

simply – merely: and nothing more – hanya – tidak lebih – kata-kata ini memiliki kesan menganggap mudah (menggampangkan)

simplify – make simpler or easier or reduce in complexity or extent – mengurangi kerumitan, memudahkan

simplification – reduction: the act of reducing complexity – usaha untuk mengurangi kerumitan

simplicity – the quality of being simple or uncompounded – atribut kualitas akibat kemudahannya

Harus menjadi tujuan dari semua perancang sistem untuk merancang sebuah sistem yang memiliki nilai simplicity dalam penggunaannya. Apalagi saat ini telah terjadi pergeseran pandangan pasar dan publik tentang kebutuhan akan kemudahan. Pada masa yang lalu, kecanggihan teknologi dilambangkan dengan fitur yang lengkap dan berarti sebuah alat/media kontrol yang canggih pula, tetapi ternyata menimbulkan kerumitan tersendiri untuk menggunakan kontrol ini. Pada masa kini kita mengenal Apple iPod dan produk lainnya yang mengedepankan kemudahan kontrol sebagai nilai jualnya, walaupun dengan tingkat teknologi yang sama atau lebih rendah.

Perbedaan Besar Memudahkan dan Menggampangkan

Tetapi ada perbedaan besar antara memudahkan dan menganggap mudah (meng-gampangkan):

Memudahkan merupakan sebuah usaha besar dan terstruktur dan beorientasi kepada penggunanya untuk mengurangi kompleksitas yang dirasakan penggunanya. Pengurangan kompleksitas dimata pengguna sebenarnya akan menambah kompleksitas bagi perancangnya.

Memudahkan tidak bisa dimulai dengan mengganggap mudah karena mengganggap mudah memiliki makna: “tidak usah terlalu dipikirkan deh”, padahal kebutuhan berfikir untuk mengurai kompleksitas sangatlah penting.

Kita sebagai perancang sistem harus berhati-hati terhadap kecenderungan penggampangan sebuah permasalahan atau perancangan karena bisa menjadi boomerang terhadap sistem kita nantinya.

Tetapi bagaimana karena mudah, produk kita dianggap tidak berkualitas?

Memang disisi lain dimata pengguna atau klien, kita harus menunjukkan bahwa kesimpulan desain yang kita dapat bukanlah karena tidak berkualitas tetapi telah melalui sebuah proses yang terstruktur. Kalau sistem tersebut memiliki unsur teknologi maka tetap kadar teknologi tidak boleh lebih rendah dibandingkan produk lain yang setara. iPod tidak akan sepopuler sekarang jika tidak ada dorongan promosi yang cukup. Dan apa yang mereka promosikan? Kami memiliki teknologi canggih yang sama (bahkan lebih) tetapi kami lebih mudah untuk digunakan.

Samakan unsurnya tetapi mudahkan penggunaannya

Simplicity is the ultimate sophistication (leonardo da vinci)

3C dalam Manajemen Perubahan

hidayatno33 Komentar

Ketika sedang nongkrong minum kopi ada topik diskusi tentang manajemen perubahan. Manajemen perubahan dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas dan tindakan terencana yang mencoba mengubah organisasi sesuai yang diamanatkan dalam tujuan organisasi yang tertuang dalam rencana strategis organisasi.

Kenapa ada kata mencoba, karena pada kenyataannya belum tentu berhasil mengingat ada unsur manusia (makhluk Tuhan yang luar biasa ajaib keanehannya dalam berubah). Unsur manusia ini sebenarnya yang akan diubah ketika kita berbicara manajemen perubahan.

Tetapi ada 3 prinsip dasar dalam manajemen perubahan yang merupakan rangkuman dari berbagai literatur yang bisa menjadi dasar kesuksesan manajemen perubahan yaitu 3C – Clarity, Communications and Consistency (Kejelasan, Komunikasi dan Konsistensi).

Clarity atau kejelasan adalah organisasi harus memiliki sebuah kejelasan terhadap perubahan yang ingin dituju. Tidak harus kejelasan proses, karena terkadang prosesnya harus berubah atau ditemukan sambil jalan. Mirip dengan pepatah “A Leader could sometimes not be clear about what he is doing, but he should/must be clear on where he is going” Seorang pemimpin bisa saja dalam suatu waktu tidak tahu apa yang sedang dia lakukan, tetapi tidak boleh tidak tahu kemana dia menuju atau apa yang ingin dia capai.

Communication atau komunikasi merupakan medium terpenting dalam manajemen perubahan karena disinilah titik untuk membuat manusia berubah. Komunikasi memiliki the rule of 7 (7 Aturan), yaitu pesan yang sama harus diulan sebanyak 7 kali dengan 7 medium berbeda. Pengulangan adalah untuk membuat orang ingat dan memiliki kesadaran bahwa hal itu penting (sesuatu yang diulang2 membuat otak kita memprioritaskannya, contohnya iklan). Medium yang berbeda untuk memastikan setiap orang pada setiap saat dan dimana saja mendapatkan pesan yang sama (email, buletin organisasi, memo kepala, pembukaan rapat, kata pengantar, diskusi dsb)

Consistency adalah bagian yang penting pula dalam manajemen perubahan, karena semua usaha perubahan pasti akan berbenturan dengan sebagian massa yang skeptis terhadap perubahan. “Ah nanti paling nggak kuat si boss, atau nanti juga balik lagi”. Disinilah letak konsistensi dalam bertindak dan berbuat menjadi penting. Semua orang harus tahu bahwa ada garis merah yang setelah dilewati, tidak akan mungkin kita kembali lagi dibelakang garis merah tersebut. Ada cerita dari teman saya tentang cara orang Viking memenangkan invasi ke negara lain: Ketika viking sampai dipantai negara yang dia ingin taklukkan, biasanya disambut dengan benteng tinggi, seluruh kapal yang membawa mereka tiba, dibakar. Artinya bagi orang Viking: kita tidak akan pulang dan harus menang dalam bertarung, dan disisi lain bagi penduduk negara tersebut akan menjadi ketakukan karena berfikir “ini orang pasti tak terkalahkan karena tidak punya opsi lain selain menang atau mati akan bertarung”.

Seorang Change Leader/Agents harus menjadi orang viking ini: Tidak ada kata kembali, gunakan semua jalur komunikasi dengan pesan jelas dan jernih.

Membumikan Analisa

hidayatno2 Komentar

Perintah atau pertanyaan analisa adalah sebuah hal yang sering kita dapatkan baik ketika belajar maupun bekerja. Pasti banyak tugas yang meminta anda untuk melakukan analisa ini dan analisa itu, tetapi pernahkah anda berhenti sejenak untuk memperjelas apakah yang dimaksud dengan menganalisa itu?Beberapa definisi hasil pencarian di Google (ketikan kata define: analysis), diambil terutama yang bersifat umum (karena ada definisi analisa yang bersifat khusus seperti arti analisa untuk dunia komputer, arkeologi, dsb)

  • An investigation of the component parts of a whole and their relations in making up the whole. (investigasi dari komponen-komponen dari suatu sistem dan keterkaitan-nya)
  • A systematic approach to problem solving. Complex problems are made simpler by separating them into more understandable elements. This involves the identification of purposes and facts, the statement of defensible assumptions, and the formulation of conclusions.
    (Sebuah pendekatan sistematis untuk menyelesaikan masalah, dimana sebuah problem yang kompleks coba disederhanakan menjadi komponen yang lebih mudah dimengerti. Ini berarti mencakup identifikasi tujuan dan data faktual, asumsi yang ada dan formulasi kesimpulan)
  • Breaking an idea or problem down into its parts; a thorough examination of the parts of anything. (Memecah sebuah ide atau problem menjadi komponen-nya kemudian diteliti peranan-nya)

Jika dirangkum dari semua definisi diatas, analisa adalah membagi suatu permasalahan secara sistematis menjadi berbagai bagian-bagian untuk kemudian (a) diamati per bagian lalu (b) dilihat hubungan antara satu bagian dengan bagian yang lainnya untuk mencari keterkaitannya, kemudian diambil kesimpulan. Kesimpulan yang diambil tergantung dari kebutuhan dari analisa, dari yang sederhana hingga kompleks. Sederhana ketika analisa dibutuhkan untuk menjawab Ya/Tidak atau Go/No-Go sebuah pertanyaan, kompleks ketika analisa diminta dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang bisa terjadi jika satu atau beberapa komponen yang telah kita bagi rusak.

Berarti ada 3 langkah alir kerja dalam menganalisa (1) membagi menjadi komponen (2) mengamati dan mencari hubungan (3) mengambil kesimpulan

(1) Membagi Komponen dan (2) mengamati dan mencari hubungan

Pembagian sederhana yang dilakukan dalam analisa adalah 5W+1H (What, Where, When, Who, Why + How). 5W+1H secara mudah dan cepat dapat memperjelas pemahaman kita terhadap objek analisa.
Apa tentunya dapat memaksa kita memperjelas definisi kita sendiri terhadap objek analisa
Where dan When memberikan lingkupan kontekstual yang membatasi objek analisa kita
Why memberikan pemahaman yang lebih dalam terhadap objek analisa. Di dunia manajemen kualitas (GKM, Six Sigma dsb), kita bahkan diwajibkan untuk melakukan why sebanyak 5 kali untuk mendapatkan akar permasalahan
Who memberikan makna manusia terhadap obyek analisa, karena hampir semua permasalahan biasanya memiliki aspek manusia didalamnya
How menggambarkan kepada kita tentang urutan, proses dan langkah-langkah dari obyek analisa.

Pembagian Lainnya adalah dengan mengacu salah satu dari definisi google diatas, yaitu ada definisi analisa yang memiliki kata sistem-atis maka jika mengacu pada teori sistem, beberapa faktor/dimensi yang bisa anda pilih tentunya mengacu kepada ciri-ciri sebuah sistem yaitu

  • Tujuan. Apakah ada tujuan yang bertentangan? Paralel? Atau Seri (satu per satu bertahap)
  • Batasan. Apakah batasan sistem jelas? Mana yang internal sistem dan eksternal sistem? Bagaimana “gesekan” atau interface antara internal dan eksternal? (lancarkah, butuh penterjemahkan, ada delay kah dsb)
  • Malfunction. Apakah ada komponen yang tidak bekerja sebagaimana mestinya? Apakah ada interaksi yang tidak bekerja seharusnya? Dsb
  • Interaksi. Bagaimana interaksi komponen-komponen yang kita pecah, apakah ada norma/kebiasaan/aturan yang menjaga/menginduksi interaksi, apakah ada faktor yang menghalangi terjadinya interaksi? dsb

Khusus untuk interaksi ada rule sederhana untuk melakukan analisanya yaitu 3C – co-incidence, concurrent, correlated/causal:
1. Co-incidence : bahwa komponen tersebut ada lebih karena adanya “kecelakaan” atau kebetulan saja, dan sebenarnya bukan merupakan komponen sesungguhnya dalam sistem
2. Concurrent : ketika komponen yang dibandingkan sebenarnya tidak memiliki keterkaitan, tetapi karena berjalan paralel seolah-olah memiliki keterkaitan
3. Correlated : ketika komponen yang dibandingkan memang memiliki korelasi atau hubungan sebab akibat antara keduanya (Ini yang dicari dalam analisa)

Dalam konteks definisi ini, analisa pada prinsipnya adalah meng-highlight perbedaan dan/atau persamaan antara 2 aspek yang bisa anda pilih, misalnya
• apa yang anda duga dengan apa yang anda dapatkan,
• antara kebiasaan dengan apa yang seharusnya terjadi,
• antara standard dan kenyataan lapangan,
• antara harapan uang diutarakan dan kondisi yang ada.

Anda bisa mengkombinasikan satu item dalam tabel ini dengan item lain dalam tabel ini

Kondisi saat yang ada

Apa yang diungkapkan

Standard Internasional/Nasional

Kebiasaan yang ada

Seharusnya yang ada (tanpa standard)

Kondisi yang diinginkan/harapan

Kriteria Baik/Buruk

Fakta/Data

Model-model Manajemen

Keputusan

Asumsi

Peta Proses Bisnis

Catatan: Yang perlu diingatkan adalah beda dan sama disini tidak memiliki konotasi negatif dan positif. Beda (perbedaan) tidak berarti negatif dan sama (kesamaan) tidak berarti positif, karena tergantung dari perbandingan yang dilakukan. Kalau kesamaan dengan sesuatu kriteria yang buruk maka negatif.

(3) mengambil kesimpulan

Mengambil kesimpulan adalah berarti menjawab pertanyaan yang sebenarnya diajukan kepada kita ketika kita diminta menganalisa.

Jika kita diminta untuk menganalisa sesuatu hal yang negatif, berarti biasanya analisa kita adalah untuk mencari solusinya.

Tentunya jika memungkinkan anda perlu mengklarifikasi kepada pemberi tugas tentang maksud “analisa” yang diminta.